एक रूपांतरण उपकरण पूछता है कि आपको PDF/A-1b चाहिए, 2b या 3b, कोई व्याख्या नहीं देता और इंतज़ार करता है। अगर किसी पोर्टल या अभिलेख नीति ने पहले ही कोई क़िस्म बता दी है, तो चुनाव आपके लिए हो चुका है और आप अगले खंड के बाद पढ़ना बंद कर सकते हैं। अगर किसी ने कुछ नहीं कहा, तो आम सहज प्रवृत्ति यही होती है कि सबसे सख़्त विकल्प चुन लिया जाए, यह मानकर कि सख़्त होना ज़्यादा सुरक्षित होना है। यह प्रवृत्ति ग़लत है, और इसकी वजह समझने लायक़ है।
वे दो चीज़ें जो गड्डमड्ड कर दी जाती हैं
«PDF/A-2b» दरअसल दो स्वतंत्र उत्तर हैं जिन्हें आपस में चिपका दिया गया है, और इस मानक को लेकर लगभग सारी उलझन इन्हें एक ही चीज़ मान लेने से पैदा होती है।
- अंक — 1, 2, 3, 4 — ISO 19005 का वह भाग है जिसका फ़ाइल पालन करती है: मानक का कौन-सा संस्करण, और इसलिए PDF की कौन-सी सुविधाएँ बिल्कुल भी अनुमत हैं।
- अक्षर — b, u, a — अनुरूपता स्तर है: दस्तावेज़ की बनावट से आगे बढ़कर, उसके अर्थ का कितना हिस्सा सुरक्षित रखा जाना चाहिए।
इसलिए «PDF/A-1b या PDF/A-2b?» की शक्ल में पूछा गया सवाल सिर्फ़ अंक के बारे में होता है। b दोनों में एक ही है — वही वादा, बस उस फ़ाइल के बारे में जो नियमों के अलग संस्करण पर बनी है। यह साफ़ हो जाए तो तुलना छोटी और सँभालने लायक़ रह जाती है।
«b» असल में क्या वादा करता है
स्तर b का अर्थ है बुनियादी, और उसकी गारंटी सटीक है: फ़ाइल किसी भी अनुरूप रीडर पर, अनिश्चित काल तक, अपनी दृश्य बनावट भरोसेमंद ढंग से दोहराएगी। फ़ॉन्ट उसके भीतर सफ़र करते हैं, रंग निरपेक्ष रूप से तय है, और कुछ भी बाहरी दुनिया पर निर्भर नहीं।
ध्यान दीजिए कि उस वादे में क्या नहीं है। पाठ निकालने के बारे में कुछ नहीं। खोज के बारे में कुछ नहीं। संरचना, पढ़ने के क्रम, या स्क्रीन रीडर के पृष्ठ समझने के बारे में कुछ नहीं। स्तर b की फ़ाइल एक ऐसी वस्तु है जिसके सही दिखने की गारंटी है — और अधिकांश अभिलेखीय अपेक्षाएँ ठीक यही चाहती हैं, और ठीक यही वजह है कि स्कैन किया पृष्ठ सत्यापन पास कर लेता है और फिर भी ऐसी छवि बना रहता है जिसमें खोज नहीं की जा सकती।
1b, 2b और 3b में फ़र्क़ क्या है
तीनों ही एम्बेडेड फ़ॉन्ट, परिभाषित रंग, बिना एन्क्रिप्शन और बिना स्क्रिप्ट वाली आत्मनिर्भर फ़ाइल बनाते हैं। ये हिस्से स्थिर हैं। जो बदलता है वह यह है कि PDF की कौन-सी सुविधाओं को बचे रहने दिया जाता है:
| PDF/A-1b | PDF/A-2b | PDF/A-3b | |
|---|---|---|---|
| प्रकाशन | 2005 | 2011 | 2012 |
| किस पर आधारित | PDF 1.4 | PDF 1.7 | PDF 1.7 |
| पारदर्शिता | अनुमत नहीं — समतल कर दी जाती है | अनुमत | अनुमत |
| परतें (वैकल्पिक सामग्री) | अनुमत नहीं | अनुमत | अनुमत |
| JPEG 2000 चित्र | अनुमत नहीं | अनुमत | अनुमत |
| संपीड़ित ऑब्जेक्ट/xref स्ट्रीम | PDF 1.4 में उपलब्ध नहीं | अनुमत | अनुमत |
| एम्बेडेड संलग्नक | कोई नहीं | केवल दूसरी PDF/A फ़ाइलें | किसी भी प्रकार की फ़ाइल |
| आम तौर पर आकार | अक्सर सबसे बड़ा | 1b से छोटा | 2b के साथ संलग्नक जितना |
उस तालिका की दो पंक्तियाँ ही अधिकांश काम करती हैं। पारदर्शिता 1b और 2b के बीच व्यावहारिक फ़र्क़ है: आपके दस्तावेज़ की हर मुलायम छाया, आभा या ब्लेंड मोड को PDF/A-1 की शर्त पूरी करने के लिए समतल करना पड़ता है, जिससे वे क्षेत्र रास्टर में बदल जाते हैं और उनका रूप बदल सकता है। संलग्नक 2b और 3b के बीच अकेला फ़र्क़ हैं — बाक़ी हर लिहाज़ से PDF/A-3 वही है जो PDF/A-2।
आकार वाली पंक्ति उन्हें चौंकाती है जो सबसे सख़्त क़िस्म से सबसे हल्की होने की उम्मीद रखते हैं। PDF/A-1 PDF 1.4 से बँधा है, जो उन संपीड़ित ऑब्जेक्ट और क्रॉस-रेफ़रेंस स्ट्रीम से पहले का है जिनसे बाद के PDF संस्करण फ़ाइल की आंतरिक संरचना छोटी करते हैं। ऊपर से समतल की गई पारदर्शिता जोड़ दीजिए, और 1b फ़ाइल अक्सर तीनों में सबसे बड़ी निकलती है। अगर आकार मायने रखता है, तो रूपांतरण से पहले कंप्रेस करें, बाद में कभी नहीं।
ज़्यादा सख़्त होना ज़्यादा सुरक्षित क्यों नहीं
PDF/A-1 को आदतन सबसे सुरक्षित विकल्प बताया जाता है क्योंकि वह सबसे कम की अनुमति देता है। यह ठीक-ठीक कहने लायक़ है कि «सबसे कम की अनुमति देना» व्यवहार में क्या मायने रखता है: अनुपालन उन्हीं सुविधाओं को नष्ट करके हासिल होता है जो अनुमत नहीं हैं। PDF/A-1 में पारदर्शिता ज़्यादा सावधानी से सहेजी नहीं जाती — वह हटा दी जाती है।
PDF/A-1 सन 2005 में PDF 1.4 के सामने लिखा गया, जो 2001 की विनिर्देशिका है। उसके प्रतिबंध यह बताते हैं कि PDF एक चौथाई सदी पहले क्या कर सकता था, न कि यह कि क्या नाज़ुक है। पारदर्शिता और परतें PDF के बाक़ी हिस्से से कम टिकाऊ नहीं हैं; वे बस तब मानकीकृत नहीं हुई थीं जब भाग 1 लिखा गया। भाग 2 ने उन पर दोबारा विचार किया, उन्हें अनुमति दी, और वह आज भी पूरा अभिलेखीय मानक है।
अनुपालन से परे PDF/A-1b के पक्ष में एक ईमानदार तर्क है: यह सबसे पुराना और सबसे व्यापक रूप से लागू भाग है, इसलिए कोई बहुत पुरानी आंतरिक प्रणाली उसे स्वीकार करने की थोड़ी अधिक संभावना रखती है। अगर आप 2008 में बनी किसी चीज़ में जमा कर रहे हैं और पूछने के लिए कोई नहीं है, तो उसे चुनने की यह उचित वजह है। «ज़्यादा सख़्त लगा» वजह नहीं है।
PDF/A-3 और संलग्नक का सवाल
PDF/A-3 एक ही मक़सद से मौजूद है: किसी अभिलेखीय PDF को अपने भीतर मनमानी फ़ाइल ढोने देना। कोई दूसरी PDF/A फ़ाइल नहीं, जिसकी अनुमति PDF/A-2 पहले ही देता है — बल्कि कोई भी फ़ाइल। एक स्प्रेडशीट, एक XML दस्तावेज़, एक CAD ड्रॉइंग।
जिस स्थिति के लिए इसे बनाया गया वह है संकर इलेक्ट्रॉनिक चालान। Factur-X और ZUGFeRD जैसे प्रारूप PDF/A-3 फ़ाइलें ही हैं: उस व्यक्ति के लिए मनुष्य के पढ़ने योग्य चालान पृष्ठ जिसे उसे देखना है, और उसी फ़ाइल के भीतर उस लेखा प्रणाली के लिए संरचित चालान XML जिसे उसे प्रसंस्कृत करना है। एक दस्तावेज़, दो पाठक, और दोनों संस्करणों के अलग हो जाने का कोई ख़तरा नहीं। जैसे-जैसे यूरोप में संरचित ई-चालान की बाध्यताएँ फैली हैं, 3b में बदलने की यही सबसे आम वजह बन गई है।
इसके साथ जुड़ी कमज़ोरी ही वह कारण है जिससे कुछ अभिलेखागार PDF/A-3 को बिल्कुल स्वीकार नहीं करते। पात्र के बारे में कुछ भी उसकी सामग्री की गारंटी नहीं देता। आप कोई ऐसा मालिकाना प्रारूप, जिसे बीस साल बाद कोई सॉफ़्टवेयर नहीं खोलेगा, या ऐसी स्प्रेडशीट जिसके सूत्रों की गणना कोई नहीं कर पाएगा, ऐसी फ़ाइल के भीतर एम्बेड कर सकते हैं जो अभिलेखीय के रूप में बिल्कुल सही सत्यापित होती है। PDF टिकाऊ है; उसके भीतर जो है वह ज़रूरी नहीं।
एक मिनट से कम में कैसे चुनें
- क्या आपको कोई क़िस्म बताई गई थी? ठीक वही इस्तेमाल कीजिए, अक्षर समेत। वैध PDF/A-2b फ़ाइल भी उस प्रणाली द्वारा अस्वीकार कर दी जाती है जिसने PDF/A-1b माँगा था, और इस लेख की कोई भी बात एक स्पष्ट अपेक्षा पर भारी नहीं पड़ती।
- क्या आपको कोई मशीन-पठनीय फ़ाइल एम्बेड करनी है — चालान XML, या ऐसी डेटा फ़ाइल जिसे दस्तावेज़ के साथ चलना है? तब PDF/A-3b, और केवल तभी।
- क्या गंतव्य कोई पुरानी प्रणाली है, या PDF/A-1 के इर्द-गिर्द लिखा कोई नियम? तब PDF/A-1b, यह मानते हुए कि पारदर्शिता समतल कर दी जाएगी।
- बाक़ी सब कुछ? PDF/A-2b। यही आधुनिक डिफ़ॉल्ट है, आपके दस्तावेज़ का सबसे ज़्यादा हिस्सा बचाता है, और लगभग हर उस जगह स्वीकार्य है जहाँ PDF/A स्वीकार्य है।
बाद में मन बदलने के बारे में एक चेतावनी। तैयार PDF/A फ़ाइल को दूसरी क़िस्म में बदला जा सकता है, पर ये रूपांतरण सममित नहीं हैं: 2b से 1b जाने पर पारदर्शिता समतल हो जाती है, और 1b से 2b लौटने पर वह वापस नहीं आती — वह जानकारी पहले ही रूपांतरण में फेंक दी गई थी। सिर्फ़ अभिलेखीय प्रति नहीं, मूल दस्तावेज़ भी सँभालकर रखिए, और अपेक्षा बदलने पर स्रोत से दोबारा बनाइए।
वे स्तर जो आपको नहीं दिए गए
आपने शायद PDF/A-1a, PDF/A-2u या PDF/A-2a का ज़िक्र देखा हो और सोचा हो कि कन्वर्टर उन्हें शायद ही क्यों देते हैं। जवाब एक असली सीमा है, कोई ग़ायब सुविधा नहीं।
- स्तर u के लिए ज़रूरी है कि फ़ाइल का हर अक्षर किसी यूनिकोड मान से जुड़ा हो, ताकि पाठ निकालना भरोसेमंद रहे। यह तब हासिल होता है जब स्रोत में सही फ़ॉन्ट एन्कोडिंग के साथ असली पाठ हो; जब न हो तो इसकी गारंटी असंभव है।
- स्तर a के लिए टैग की गई दस्तावेज़ संरचना चाहिए: कौन-सा पाठ शीर्षक है, कौन-सी कोशिकाएँ किस तालिका की हैं, पृष्ठ किस क्रम में पढ़ा जाए, वह किस भाषा में है। यह दस्तावेज़ के अर्थ के बारे में शब्दार्थिक जानकारी है।
कन्वर्टर को स्थान पर रखे अक्षर-चिह्नों का एक पृष्ठ मिलता है। वह देख सकता है कि कोई पाठ बड़ा है और पृष्ठ पर ऊपर है; वह यह जान नहीं सकता कि इससे वह शीर्षक बन जाता है, या यह कि दो-स्तंभ वाली सज्जा पहले नीचे और फिर बग़ल में पढ़ी जानी चाहिए। वह अनुमान लगा सकता है — और पढ़ने के क्रम के बारे में आत्मविश्वास से भरा ग़लत अनुमान स्क्रीन रीडर इस्तेमाल करने वाले के लिए संरचना के पूरी तरह न होने से भी बुरा है, क्योंकि वह स्पष्ट खाली जगह के बजाय विश्वसनीय लगने वाली बकवास पैदा करता है।
इसलिए स्तर a को रचना-उपकरण से ही आना होगा, जहाँ संरचना अब भी मौजूद है: Word, InDesign या LaTeX से टैग किया हुआ PDF निर्यात कीजिए, या किसी पूर्ण PDF संपादक में टैग हाथ से जोड़िए। अगर सुगम्यता की कोई अपेक्षा ऐसे दस्तावेज़ों पर आ पड़ी है जो हमेशा सपाट ही निर्यात हुए, तो यह दस्तावेज़-निर्माण की समस्या है, रूपांतरण की कोई सेटिंग नहीं — और इसे रूपांतरण के बाद जानने से बेहतर है अभी जान लेना। जहाँ फ़ॉर्म और टिप्पणियाँ साफ़ अभिलेखीय प्रति की राह में आ रही हों, वहाँ पहले उन्हें समतल कर देना कम से कम एक चर तो हटा देता है।
और PDF/A-4?
ISO 19005-4 सन 2020 में आया, PDF 2.0 पर नए सिरे से गढ़ा हुआ। यह नामकरण भी दोबारा व्यवस्थित करता है: a/b/u स्तर हटा दिए गए हैं और उनकी जगह एक आधार अनुरूपता के साथ संलग्नक वाली फ़ाइलों के लिए PDF/A-4f और 3D सामग्री वाले इंजीनियरिंग दस्तावेज़ों के लिए PDF/A-4e आ गए हैं।
यह ठोस मानक है, पर इसका प्रचलन पतला है। दाख़िला पोर्टल, जमा नीतियाँ और प्रतिधारण अनुसूचियाँ आज भी भारी बहुमत से PDF/A-1 या PDF/A-2 का नाम लेती हैं, और 2019 में लिखी गई अपेक्षा ख़ुद को अपडेट नहीं करती। इसी वजह से हमारा कन्वर्टर स्तर b की तीन क़िस्मों को ही लक्ष्य बनाता है। अगर कभी आपको PDF/A-4 की पेशकश हो, तो जाँच लीजिए कि फ़ाइल पाने वाले ने उसे स्वीकार करने की बात कही है या नहीं: जिस प्रारूप का पूरा मक़सद ही यह है कि कोई और उसे खोल सके, उसमें जल्दबाज़ी कोई लाभ नहीं देती।
अपनी ज़रूरत की क़िस्म में बदलें
रूपांतरण में क़रीब आधा मिनट लगता है, न इंस्टॉलेशन चाहिए न साइन-अप, और अपलोड की गई फ़ाइलें दो घंटे बाद हमारे सर्वर से स्थायी रूप से मिटा दी जाती हैं।
पहले बाक़ी सब कुछ कर लीजिए
रूपांतरण अंतिम चरण होना चाहिए, क्योंकि उसके बाद जो कुछ भी फ़ाइल को दोबारा लिखेगा वह उसका अनुपालन तोड़ देगा। जोड़ना, छिपाना, OCR, पृष्ठ संख्याएँ और कंप्रेस करना शुरू करने से पहले निपटा लीजिए। अगर दस्तावेज़ पासवर्ड से सुरक्षित है तो पहले पासवर्ड हटा दीजिए — PDF/A एन्क्रिप्शन की इजाज़त नहीं देता।
क़िस्म सोच-समझकर चुनिए
PDF/A कन्वर्टर खोलिए, फ़ाइल अपलोड कीजिए, और ऊपर दी गई निर्णय-सूची के अनुसार चुनिए: जब तक कुछ और न कहा जाए तब तक 2b; जब कोई नियम या पुरानी प्रणाली माँगे तब 1b; और 3b केवल तब जब किसी संलग्नक को दस्तावेज़ के भीतर चलना ही हो।
भरोसा करने से पहले नतीजा जाँचिए
रूपांतरित फ़ाइल खोलकर मूल से मिलाइए, और छायाओं, ग्रेडिएंट तथा गाढ़े रंगों पर ध्यान दीजिए — 1b वाला रूपांतरण वहीं अपना असर दिखाता है। अगर फ़ाइल ऐसी प्रणाली को जा रही है जो जमा के समय सत्यापन करती है, तो अस्वीकृति की सूचना से पता चलने के बजाय पहले ही उसका अनुपालन पक्का कर लीजिए।
PDF/A-1b, 2b या 3b में बदलें
निःशुल्क, बिना साइन-अप, फ़ाइलें 2 घंटे बाद मिटा दी जाती हैं। वही क़िस्म चुनिए जो आपसे माँगी गई है।
PDF/A कन्वर्टर खोलें →अगर PDF/A का पूरा विचार ही आपके लिए नया है — मानक किसलिए है, रूपांतरण किसी दस्तावेज़ में क्या बदलता है, और यह कब सार्थक होता है — तो PDF/A क्या है और कब ज़रूरी होता है से शुरू कीजिए, जो वह ज़मीन तैयार करता है जिसे यह लेख पहले से मानकर चलता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
अक्षर दोनों में एक ही है — स्तर b, यानी फ़ाइल की दृश्य बनावट के दोहराए जाने की गारंटी। अंक वह ISO 19005 संस्करण है जिसका फ़ाइल पालन करती है। PDF/A-1 PDF 1.4 पर बना है और पारदर्शिता, परतों तथा JPEG 2000 चित्रों पर रोक लगाता है; PDF/A-2 PDF 1.7 पर बना है और तीनों की अनुमति देता है। व्यवहार में जो फ़र्क़ आप देखेंगे वह यह है कि PDF/A-1b रूपांतरण पारदर्शिता को समतल कर देता है, जिससे मुलायम छायाएँ और आभा दिखने में बदल सकती हैं।
नहीं। ज़्यादा सख़्त होने का मतलब है कि PDF की कम सुविधाएँ अनुमत हैं, और अनुपालन उन्हीं को हटाकर हासिल होता है जो अनुमत नहीं — पारदर्शिता नष्ट होती है, ज़्यादा सावधानी से सहेजी नहीं जाती। PDF/A-1 के प्रतिबंध बताते हैं कि PDF 2001 में क्या कर सकता था, न कि यह कि क्या नाज़ुक है। जब तक कोई नियम या पुरानी प्रणाली ख़ासतौर पर PDF/A-1b न माँगे, PDF/A-2b वही अभिलेखीय गारंटियाँ देता है और मूल दस्तावेज़ का ज़्यादा हिस्सा अछूता रखता है।
केवल तब जब दस्तावेज़ के भीतर कोई फ़ाइल एम्बेड करनी हो। बाक़ी हर लिहाज़ से PDF/A-3, PDF/A-2 के समान है; उसका अकेला जोड़ यह है कि किसी भी प्रकार की फ़ाइल संलग्न की जा सकती है। असल दुनिया का मुख्य उपयोग संकर इलेक्ट्रॉनिक चालान है — Factur-X और ZUGFeRD जैसे प्रारूप पढ़ने योग्य चालान पृष्ठ को एम्बेडेड चालान XML के साथ जोड़ते हैं। कुछ अभिलेखागार PDF/A-3 में जमा लेने से ठीक इसीलिए इनकार करते हैं कि संलग्नक के भविष्य में पठनीय रहने की कोई गारंटी नहीं, इसलिए इसे यूँ ही एहतियातन मत चुनिए।
स्तर a के लिए टैग की गई दस्तावेज़ संरचना चाहिए — शीर्षक, तालिका की कोशिकाओं के संबंध, पढ़ने का क्रम और भाषा — यानी यह जानकारी कि सामग्री का अर्थ क्या है। कन्वर्टर को स्थान पर रखे अक्षर-चिह्न दिखते हैं, अर्थ नहीं: वह अनुमान लगा सकता है कि कौन-सा पाठ शीर्षक है, और पढ़ने के क्रम का आत्मविश्वासी ग़लत अनुमान स्क्रीन रीडर उपयोगकर्ता के लिए बिल्कुल टैग न होने से भी बुरा है। स्तर a को रचना-उपकरण से आना होगा — Word, InDesign या LaTeX से टैग किया PDF निर्यात करके, या पूर्ण PDF संपादक में हाथ से टैग लगाकर।
हाँ, पर सामग्री के लिहाज़ से यह एकतरफ़ा सफ़र है। PDF/A-1b तक उतरने पर फ़ाइल की सारी पारदर्शिता समतल हो जाती है, और नतीजे को दोबारा PDF/A-2b में बदलने से वह वापस नहीं आती — वह जानकारी पहले ही रूपांतरण में फेंक दी गई थी। अगर अपेक्षा बदल सकती है, तो अभिलेखीय प्रति को बार-बार बदलने के बजाय स्रोत दस्तावेज़ सँभालकर रखिए और उसी से दोबारा बनाइए।
हाँ, और आम तौर पर उस दिशा में नहीं जिसकी लोग उम्मीद करते हैं। PDF/A-1b अक्सर तीनों में सबसे बड़ा होता है: यह PDF 1.4 से बँधा है, जो उन संपीड़ित ऑब्जेक्ट और क्रॉस-रेफ़रेंस स्ट्रीम का उपयोग नहीं कर सकता जिनसे बाद के PDF संस्करण फ़ाइल की संरचना छोटी करते हैं, और पारदर्शिता समतल करने से वे क्षेत्र रास्टर बन जाते हैं जो पहले वेक्टर थे। PDF/A-3b बराबर है PDF/A-2b जमा उसमें एम्बेड की गई चीज़ का आकार। अगर आकार की सीमा है, तो रूपांतरण के बाद नहीं, पहले कंप्रेस कीजिए।
केवल तब जब प्राप्तकर्ता ने साफ़ कहा हो कि वह उसे स्वीकार करता है। 2020 में प्रकाशित और PDF 2.0 पर बना PDF/A-4, a/b/u स्तरों को हटाकर उनकी जगह एक आधार अनुरूपता तथा संलग्नकों के लिए PDF/A-4f और इंजीनियरिंग सामग्री के लिए PDF/A-4e लाता है। मानक ठोस है, पर दाख़िला पोर्टल, जमा नीतियाँ और प्रतिधारण नियम आज भी भारी बहुमत से PDF/A-1 या PDF/A-2 ही बताते हैं, और जिस प्रारूप का पूरा मतलब ही यह है कि फ़ाइल कोई और खोल सके, उसमें जल्दी अपनाने का कोई फ़ायदा नहीं।
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