PDF wil niet afdrukken? waarom printen mislukt terwijl weergeven werkt

Het is een oprecht verwarrende storing: het document staat gewoon op je scherm, elke pagina wordt weergegeven, en de printer levert niets, of lege vellen, of een foutmelding. De reflex is aannemen dat het bestand subtiel beschadigd is. Meestal is dat niet zo.

Een PDF weergeven en er een afdrukken zijn verschillende bewerkingen met verschillende eisen. Je lezer tekent naar een scherm dat hij volledig beheerst, op elke resolutie die hij wil, met alle benodigde lettertypen al in het geheugen. Afdrukken geeft het document door aan een keten van andere software — een printerstuurprogramma, een wachtrij, soms de eigen interpreter van de printer — en elk daarvan kan werk weigeren dat je lezer zonder moeite deed. Daar breekt het afdrukken.

Waarom een PDF wel opent maar niet afdrukt

Zes dingen verklaren vrijwel elk geval, en het loont om ze uit elkaar te leren houden, want hun oplossingen hebben niets met elkaar gemeen:

De afdrukrechtenvlag

Het PDF-formaat draagt een set rechtenvlaggen die losstaan van een eventueel wachtwoord om het bestand te openen — afdrukken, tekst kopiëren, bewerken en extraheren kunnen elk onafhankelijk worden toegestaan of verboden. Een document kan dus voor iedereen vrij openen en toch weigeren af te drukken; precies zo verspreiden uitgevers, examencommissies en sommige bedrijfsdocumentsystemen alleen-lezen materiaal.

Het symptoom is onmiskenbaar: de opdracht Afdrukken is grijs, of levert een fout op die rechten of beveiliging noemt in plaats van halverwege een taak te mislukken. Bekijk de documenteigenschappen in je lezer, waar een beveiligings- of rechtenpaneel vermeldt wat het bestand toestaat.

Is het document van jou — iets wat je zelf hebt gemaakt, of zelf hebt beveiligd en nu moet afdrukken — dan verwijdert PDF ontgrendelen de beperking wanneer je het wachtwoord hebt. Hoort het bij iemand anders, dan is de beperking een licentiebeslissing en geen technisch mankement, en is de juiste stap de afzender om een afdrukbare kopie vragen.

Formulieren, annotaties en lagen die niet afdrukken

Dit is de meest voorkomende oorzaak van de specifieke klacht "hij drukt af, maar de inhoud ontbreekt", en het komt neer op een structureel detail van het formaat. Pagina-inhoud, annotaties en formuliervelden worden in gescheiden lagen opgeslagen. Wat je in een formulierveld typt, de markeringen en opmerkingen die je toevoegt en de handtekening die je op de laatste pagina zet, zijn allemaal annotatie-inhoud, geen pagina-inhoud.

Printerstuurprogramma's en lezerinstellingen verschillen in de vraag of ze die laag meenemen. Adobe heeft een keuzelijst "Opmerkingen en formulieren" in het afdrukvenster die in sommige configuraties standaard het document zonder die zaken afdrukt. Het resultaat is een formulier dat met alle antwoorden leeg afdrukt, of een ondertekend contract dat zonder handtekening uit de printer komt — aanzienlijk vervelender dan helemaal niet afdrukken, want het is makkelijk over het hoofd te zien.

• Ingevulde formuliervelden drukken leeg af. Het klassieke geval. Je antwoorden zijn annotatie-inhoud en het stuurprogramma sloeg ze over.
• Handtekeningen en stempels verdwijnen. Dezelfde oorzaak. Een getekende of als afbeelding geplaatste handtekening blijft een annotatie tot ze wordt platgemaakt.
• Markeringen en opmerkingen vallen weg. Vaak bewust — maar niet wanneer de markeringen juist het punt van het document zijn.
• Hele pagina's komen leeg uit de printer. Documenten met lagen, zoals CAD-exports en drukwerkbestanden, kunnen hun zichtbare inhoud op een laag hebben die als niet-afdrukbaar is gemarkeerd.

Eén bewerking verhelpt alle vier. PDF platmaken voegt annotaties, formuliervelden en lagen samen tot gewone pagina-inhoud en levert een document met één zichtbare toestand op dat precies afdrukt zoals het wordt weergegeven. Het is om dezelfde reden ook de juiste stap voordat je een ingevuld formulier archiveert of e-mailt — een verwant probleem van pagina's die op het scherm leeg worden weergegeven, met dezelfde onderliggende oorzaak.

Lettertypen, transparantie en printergeheugen

De overige storingen aan de documentkant hebben allemaal dezelfde vorm: de printer wordt gevraagd iets te doen wat hij niet kan, en loopt vast, geeft een fout of produceert onzin. Ze zijn het herkennen waard, want de oplossing is voor allemaal dezelfde.

• Lettertypen die de printer niet kan downloaden. PostScript-printers krijgen de lettertypegegevens met de taak mee. Een beschadigd of ongewoon groot ingesloten lettertype kan mislukken bij de overdracht, waarna er onleesbare tekens of helemaal niets afdrukt.
• Transparantie en overvloeimodi. Slagschaduwen, zachte maskers en gelaagde vormgeving uit ontwerpsoftware moeten voor het afdrukken worden platgemaakt. Sommige stuurprogramma's doen dat correct, sommige produceren zwarte blokken of witte gaten, en sommige blijven eindeloos op de pagina hangen.
• Zeer grote afbeeldingen. Een scan van 600 dpi van een volledige pagina is een flinke hoeveelheid gegevens per vel. Bescheiden kantoorprinters raken halverwege de taak door hun werkgeheugen heen en stoppen.
• Enorme paginaaantallen. Het spoolen van een document van duizend pagina's kan de schijfruimte uitputten of de wachtrij laten verlopen voordat het afdrukken begint.

Voor de geheugengevallen is het bestand verkleinen de directe oplossing: PDF comprimeren verlaagt de resolutie van te grote afbeeldingen, wat op zichzelf meestal genoeg is. Is een document simpelweg te lang om in één keer te spoolen, dan verdeelt PDF splitsen het in hoofdstukken of stukken van vaste grootte die je op volgorde kunt afdrukken. Voor lettertypen en transparantie is de terugval in de volgende sectie betrouwbaarder dan welke stuurprogramma-afstelling ook.

Wanneer het probleem helemaal niet de PDF is

Voordat je meer tijd in het document steekt, sluit je de machine uit. Deze controles kosten elk een minuut en verklaren een verrassend aandeel van de meldingen "de PDF wil niet afdrukken":

1. Druk iets anders af. Een document van één pagina vanuit welke andere toepassing dan ook. Mislukt dat, dan ligt het aan de printer, het stuurprogramma of de wachtrij, en is de PDF onschuldig.
2. Leeg de afdrukwachtrij. Eén vastgelopen taak blokkeert alles wat erachter staat, en die taken lijken dan afzonderlijk te mislukken. Annuleer alles in de wachtrij en start de printspoolerservice opnieuw.
3. Druk af vanuit een andere lezer. Open het bestand in Chrome en druk daaruit af. Chrome rendert de pagina's zelf en stuurt een betrekkelijk eenvoudige taak, wat een flink deel van de complexiteit van stuurprogramma's omzeilt.
4. Werk het printerstuurprogramma bij. Stuurprogramma's die ouder zijn dan de PDF-functies die een document gebruikt, falen precies op deze manier, vooral bij transparantie.

Als afbeelding afdrukken: de universele terugval

Als je één praktische techniek uit deze gids meeneemt, laat het dan deze zijn. Vrijwel elk afdrukvenster biedt een optie Als afbeelding afdrukken, verstopt achter een knop Geavanceerd. Die verandert de taak fundamenteel: in plaats van de printer een beschrijving van de pagina te sturen — lettertypen om te laden, vectoren om te tekenen, transparantie om op te lossen — rendert je computer elke pagina naar een platte bitmap en stuurt die.

Omdat de printer een plaatje krijgt in plaats van instructies, verdwijnen alle lettertype-, transparantie- en interpreterproblemen in één klap. Het is trager, en tekst oogt iets zachter, maar het werkt wanneer niets anders meer werkt.

Een PDF die niet afdrukt repareren, in drie stappen

Van meest naar minst waarschijnlijk lost deze volgorde de overgrote meerderheid van de afdrukstoringen op:

Gaat het bestand om te beginnen al niet open, dan is afdrukken het verkeerde probleem om op te lossen — begin met wat de foutmelding van je lezer betekent en kom terug op het afdrukken zodra het document opent.

Veelgestelde vragen