Digitalizar documentos com o telemóvel e obter um PDF que se possa enviar

O pedido chega constantemente — um formulário assinado, um comprovativo de morada, a página do passaporte, um recibo para a nota de despesas — e usa sempre a mesma palavra: digitalizado. Quase ninguém tem já um digitalizador. Quase toda a gente tem um telemóvel que traz um verdadeiro digitalizador de documentos, e a maioria nunca o abriu, porque não está na aplicação de câmara e nada no ecrã principal o anuncia.

A distinção pesa mais do que parece. Uma fotografia de uma página e uma digitalização dessa mesma página diferem em muito mais do que o nome do ficheiro. Uma é a imagem de um documento tirada ligeiramente de lado, com a luz que havia na sala; a outra é uma reprodução corrigida, aplanada e normalizada que uma pessoa — ou um sistema automático — consegue de facto processar. Este guia cobre os digitalizadores integrados de ambas as plataformas, as escolhas técnicas que determinam o resultado e o que fazer ao PDF depois de o ter.

Porque uma foto de uma página não é uma digitalização

Segure um telemóvel sobre uma folha de papel e não conseguirá colocá-lo perfeitamente paralelo nem perfeitamente centrado. Está sempre um pouco fora do eixo, o que significa que o retângulo da página chega à fotografia como um trapézio — mais largo na margem próxima, mais estreito na distante. O seu olho corrige isso automaticamente, por isso a foto parece-lhe bem. Não parece a quem a recebe, e parece consideravelmente pior a qualquer software que a tenha de ler.

O modo de digitalização corrige quatro coisas que a fotografia deixa estragadas:

• A perspetiva. Deteta os quatro cantos da página e deforma a imagem até a página voltar a ser verdadeiramente retangular. É a maior diferença visível.
• O recorte. Remove a secretária, a toalha, a sua mão e a sombra na margem do enquadramento, deixando apenas a página.
• A iluminação. Uniformiza a exposição em toda a página, para que o canto mais próximo da janela deixe de estar queimado enquanto o oposto continua cinzento.
• O contraste. Empurra o papel para o branco e a tinta para o preto, o que torna o texto nítido em vez de turvo — e o que depois permite ao reconhecimento de carateres funcionar.

A consequência prática: uma página digitalizada lê-se limpa num relance e aguenta a impressão, enquanto uma página fotografada denuncia-se de imediato como instantâneo de telemóvel. Para um senhorio ou um gabinete de admissões isso é simplesmente pouco profissional. Para uma participação de sinistro ou uma peça processual pode ser motivo de recusa.

Digitalizar num iPhone ou iPad

O iOS tem um verdadeiro digitalizador de documentos desde o iOS 11, escondido dentro da aplicação Notas, onde ninguém o procura. Existe também um caminho pela aplicação Ficheiros, e é o melhor quando só quer um PDF.

Pela aplicação Ficheiros (produz um PDF diretamente)

Por Notas (melhor se a digitalização acompanhar outro material)

Abra Notas, crie ou abra uma nota, toque no ícone da câmara acima do teclado e escolha Digitalizar documentos. A captura é idêntica. A diferença está no destino: a digitalização fica dentro da nota em vez de guardada como ficheiro. Para tirar de lá um PDF, toque na digitalização e depois em Partilhar → Guardar em Ficheiros. Use este caminho quando a digitalização faz parte de um conjunto maior de apontamentos; use Ficheiros quando só quer o documento.

Digitalizar num telemóvel Android

O digitalizador mais fiável no Android está dentro do Google Drive, presente em praticamente todos os aparelhos e independente do software de câmara do fabricante.

Os aparelhos Samsung, Xiaomi, OnePlus e Pixel trazem muitas vezes também um digitalizador na própria galeria ou aplicação de câmara, e o Google Fotos consegue detetar documentos no visor. Funcionam, mas mudam de sítio entre versões e camadas do fabricante, e vários deles guardam imagens em vez de PDF. O Drive é o caminho que se comporta da mesma forma em todos os telemóveis Android, e é por isso que vale a pena guardá-lo na memória.

As cinco coisas que decidem a qualidade

Da perspetiva e do contraste trata o software. Tudo o que resta é físico, e merece trinta segundos de preparação porque nenhum pós-processamento recupera uma página mal capturada.

Um hábito vale mais do que os cinco: verifique o resultado com o zoom no máximo antes de enviar. Amplie até ao texto mais pequeno da página. Se não o ler com conforto no seu próprio ecrã, quem o receber também não conseguirá, nem qualquer software encarregado de o processar. Repetir a digitalização custa quinze segundos; ser-lhe pedido que volte a submeter custa uma semana.

Documentos de várias páginas e a ordem

Ambos os digitalizadores integrados continuam a juntar páginas ao mesmo documento até lhes dizer que parem, o que é o comportamento correto e a razão para os usar em vez da câmara. Um contrato de seis páginas devia chegar como um único PDF de seis páginas. Seis ficheiros soltos são seis coisas que quem recebe pode perder de vista, e muitos formulários só aceitam um anexo de qualquer forma.

Digitalize pela ordem de leitura e o problema nunca chega a existir. Se acabar com páginas fora de sequência, ou com uma página a mais que digitalizou duas vezes, resolva com Organizar PDF, que permite reordenar, rodar e apagar páginas individuais sem reconstruir o documento. Se terminou com vários PDF separados que deviam ter sido um, Juntar PDF une-os pela ordem que definir.

Se fotografou tudo em vez de digitalizar e agora tem o rolo cheio de JPG, não está preso: Imagem para PDF aceita várias imagens de uma vez, deixa-o arrastá-las para a ordem certa e produz um único documento. A correção de perspetiva é a parte que não se acrescenta depois, por isso o resultado não igualará uma verdadeira digitalização — mas a estrutura ficará certa. O percurso completo para esse caso está em como converter uma imagem em PDF.

Tornar a digitalização pesquisável

Este é o passo que quase toda a gente salta, e é a diferença entre um PDF que simplesmente existe e um que é verdadeiramente útil. Uma digitalização é uma fotografia de texto, não texto. Não pode selecionar uma frase, procurar um nome nem copiar um número de conta. Para o seu computador é uma imagem sem mais significado do que a fotografia de uma praia.

O reconhecimento ótico de carateres resolve isto lendo os carateres na imagem e escrevendo por baixo uma camada de texto invisível. A página tem exatamente o mesmo aspeto e comporta-se de forma completamente diferente — pesquisável, selecionável, copiável e legível por um leitor de ecrã. Passe a digitalização terminada por OCR PDF e demora segundos.

Três razões para o fazer mesmo sem ninguém ter pedido: daqui a dois anos vai querer encontrar o documento e procurará por uma palavra que ele contém em vez de se lembrar do nome do ficheiro; quem recebe precisa muitas vezes de copiar um número de referência em vez de o reescrever; e um número crescente de sistemas institucionais de carregamento rejeita liminarmente os PDF só com imagens, porque o seu próprio processamento não os consegue ler.

A precisão do OCR depende quase por completo da qualidade da captura, e é essa a razão pela qual a secção sobre técnica importa. Texto limpo, contrastado e corretamente endireitado é reconhecido com uma precisão muito elevada. Uma fotografia escura e de lado da mesma página produz uma camada de texto cheia de erros — pior do que inútil, porque as pesquisas falham em silêncio sobre palavras que parecem estar lá.

Quando o ficheiro é grande demais para carregar

O sensor de um telemóvel produz imensos dados. Uma digitalização de dez páginas atinge sem esforço 20 a 50 MB, acima do limite de anexos da maioria dos fornecedores de correio e muito acima do que aceitam muitos formulários universitários e da administração pública.

A primeira correção é no momento da captura: se o documento for texto preto sobre papel branco, use o filtro preto e branco ou escala de cinzentos em vez do de cor. Uma digitalização bitonal de uma página de texto pode pesar um décimo da versão a cores sem perder nada que lhe interesse. Guarde a cor para tudo onde a cor carregue significado — um carimbo, uma assinatura a tinta azul, uma passagem realçada, uma fotografia.

Para um documento já guardado, passe-o por Comprimir PDF, que recodifica as imagens incorporadas sem mexer na estrutura das páginas. Aponte a menos de 10 MB como objetivo geral e a menos de 5 MB para portais institucionais mais antigos, muitas vezes mais rigorosos do que admitem. Se ainda assim não couber, Dividir PDF reparte-o em partes que pode enviar separadamente.

Um pormenor de ordem que convém conhecer: execute o OCR antes de comprimir a sério, não depois. A compressão agressiva suaviza precisamente as margens dos carateres de que o reconhecimento depende, por isso a mesma página digitalizada de forma idêntica dará pior OCR depois de espremida. Digitalizar, OCR, e só depois comprimir.

Quando o telemóvel não chega

Digitalizar com o telemóvel tornou-se realmente bom, e para a esmagadora maioria dos pedidos do dia a dia é indistinguível de uma digitalização plana. Continuam a existir casos em que é a ferramenta errada:

• Livros encadernados e documentos grossos. A página curva-se em direção à lombada e nenhum algoritmo de correção reconstrói o texto nessa goteira. Um digitalizador plano com o livro bem pressionado é a única resposta boa.
• Grandes volumes. Cinquenta páginas uma a uma são vinte minutos genuinamente desagradáveis. Um digitalizador com alimentador faz isso sem vigilância.
• Tudo o que exija reprodução certificada. Alguns procedimentos jurídicos e médicos exigem saída de digitalizador a uma resolução declarada, e uma captura de telemóvel não cumprirá o requisito por muito bem que pareça.
• Detalhe fino e trabalho de arquivo. Fotografias, obra gráfica, desenhos técnicos e tudo onde conte a gradação tonal fina exigem verdadeira resolução ótica e uma fonte de luz controlada.

Para um formulário assinado, uma fatura de eletricidade, um recibo, um certificado ou um contrato — que é quase sempre o que lhe pedem — o telemóvel que traz no bolso é a ferramenta certa, e é-o há vários anos.

Perguntas frequentes