O PDF não imprime? porque a impressão falha quando a visualização funciona

É uma falha genuinamente desconcertante: o documento está ali no ecrã, todas as páginas aparecem, e a impressora não produz nada, ou folhas em branco, ou um erro. O instinto é supor que o ficheiro está subtilmente danificado. Normalmente não está.

Mostrar um PDF e imprimi-lo são operações diferentes com requisitos diferentes. O seu leitor desenha num ecrã que controla por completo, na resolução que quiser, com todos os tipos de letra de que precisa já em memória. Imprimir entrega o documento a uma cadeia de outros programas — um controlador de impressão, uma fila, por vezes o próprio interpretador da impressora — e cada um deles pode recusar trabalho que o seu leitor fazia sem problemas. É aí que a impressão falha.

Porque é que um PDF abre mas não imprime

Seis coisas explicam quase todos os casos, e vale a pena aprender a distingui-las porque as soluções não têm nada em comum:

O indicador de permissão de impressão

O formato PDF transporta um conjunto de indicadores de permissão separados de qualquer palavra-passe necessária para abrir o ficheiro — imprimir, copiar texto, editar e extrair podem ser permitidos ou proibidos de forma independente. Um documento pode, portanto, abrir livremente para toda a gente e recusar-se a imprimir, que é exatamente como as editoras, os júris de exame e alguns sistemas documentais empresariais distribuem material só de leitura.

O sintoma é inconfundível: o comando Imprimir está esbatido, ou produz um erro que menciona permissões ou segurança em vez de falhar a meio de um trabalho. Consulte as propriedades do documento no seu leitor, onde um painel de segurança ou permissões indica o que o ficheiro permite.

Se o documento for seu — algo que produziu, ou que protegeu e agora precisa de imprimir — Desbloquear PDF remove a restrição quando tem a palavra-passe. Se pertencer a outra pessoa, a restrição é uma decisão de licenciamento e não uma avaria técnica, e o passo certo é pedir ao remetente uma cópia imprimível.

Formulários, anotações e camadas que não imprimem

Esta é a causa mais comum da queixa concreta «imprime, mas falta o conteúdo», e resume-se a um pormenor estrutural do formato. O conteúdo de página, as anotações e os campos de formulário são guardados em camadas separadas. O que escreve num campo de formulário, os realces e comentários que acrescenta e a assinatura que coloca na última página são todos conteúdo de anotação, não conteúdo de página.

Os controladores de impressão e as definições dos leitores variam quanto a incluir ou não essa camada. A Adobe tem uma lista pendente «Comentários e formulários» na sua caixa de impressão que, em algumas configurações, imprime por predefinição o documento sem eles. O resultado é um formulário que imprime com todas as respostas em branco, ou um contrato assinado que sai sem assinatura — o que é bastante pior do que não imprimir nada, porque é fácil não dar por isso.

• Os campos de formulário preenchidos saem vazios. O caso clássico. As suas respostas são conteúdo de anotação e o controlador ignorou-as.
• As assinaturas e os carimbos desaparecem. Mesma causa. Uma assinatura desenhada ou em imagem é uma anotação até ser achatada.
• Os realces e comentários somem-se. Muitas vezes é intencional — mas não quando os realces são o próprio objetivo do documento.
• Páginas inteiras saem em branco. Documentos com camadas, como exportações de CAD e ficheiros de pré-impressão, podem ter o conteúdo visível numa camada marcada como não imprimível.

Uma única operação resolve as quatro. Achatar PDF funde anotações, campos de formulário e camadas em conteúdo de página normal, produzindo um documento com um único estado visível que imprime exatamente como se vê. É também o passo correto antes de arquivar ou enviar por e-mail um formulário preenchido, pela mesma razão — um problema aparentado com as páginas que aparecem em branco no ecrã, que têm a mesma causa de fundo.

Tipos de letra, transparência e memória da impressora

As restantes falhas do lado do documento partilham a mesma forma: pede-se à impressora algo que ela não consegue fazer e, ou bloqueia, ou dá erro, ou produz disparates. Vale a pena reconhecê-las porque a solução é a mesma para todas.

• Tipos de letra que a impressora não consegue transferir. As impressoras PostScript recebem os dados dos tipos de letra com o trabalho. Um tipo de letra incorporado danificado ou invulgarmente grande pode falhar na transferência, imprimindo caracteres ilegíveis ou mesmo nada.
• Transparência e modos de fusão. Sombras projetadas, máscaras suaves e artes por camadas vindas de software de design precisam de ser achatadas antes de imprimir. Alguns controladores fazem-no corretamente, outros produzem caixas pretas ou falhas brancas, e alguns ficam presos na página indefinidamente.
• Imagens muito grandes. Uma digitalização a 600 ppp de uma página inteira é uma grande quantidade de dados por folha. As impressoras de escritório mais modestas esgotam a memória de trabalho a meio do trabalho e param.
• Contagens de páginas enormes. Colocar em fila um documento de mil páginas pode esgotar o espaço em disco ou fazer expirar a fila antes de a impressão começar.

Nos casos de memória, reduzir o ficheiro é a solução direta: Comprimir PDF reduz a resolução das imagens sobredimensionadas, o que costuma bastar por si só. Se um documento for simplesmente demasiado longo para entrar na fila de uma vez, Dividir PDF separa-o em capítulos ou em blocos de tamanho fixo que pode imprimir por ordem. Para tipos de letra e transparência, a alternativa da secção seguinte é mais fiável do que qualquer afinação do controlador.

Quando o problema não é o PDF

Antes de gastar mais tempo com o documento, elimine a máquina da equação. Cada uma destas verificações demora um minuto e explicam uma fatia surpreendente dos relatos de «o PDF não imprime»:

1. Imprima outra coisa. Um documento de uma página a partir de qualquer outra aplicação. Se falhar, a culpa é da impressora, do controlador ou da fila, e o PDF está inocente.
2. Esvazie a fila de impressão. Um único trabalho encravado bloqueia tudo o que vem atrás, e esses trabalhos parecem estar a falhar individualmente. Cancele tudo o que estiver na fila e reinicie o serviço de spooler de impressão.
3. Imprima a partir de outro leitor. Abra o ficheiro no Chrome e imprima a partir daí. O Chrome desenha as páginas ele próprio e envia um trabalho comparativamente simples, o que contorna boa parte da complexidade dos controladores.
4. Atualize o controlador da impressora. Controladores mais antigos do que as funcionalidades PDF usadas por um documento falham exatamente desta forma, sobretudo com transparência.

Imprimir como imagem: a alternativa universal

Se levar apenas uma técnica prática deste guia, que seja esta. Quase todas as caixas de impressão oferecem uma opção Imprimir como imagem, escondida atrás de um botão Avançadas. Muda o trabalho pela raiz: em vez de enviar à impressora uma descrição da página — tipos de letra a carregar, vetores a desenhar, transparência a resolver — o seu computador desenha cada página como um mapa de bits plano e envia isso.

Como a impressora recebe uma imagem em vez de instruções, todos os problemas de tipos de letra, transparência e interpretador desaparecem de uma vez. É mais lento, e o texto fica ligeiramente menos nítido, mas funciona quando mais nada funciona.

Corrigir um PDF que não imprime, em três passos

Do mais provável para o menos provável, esta sequência resolve a esmagadora maioria das falhas de impressão:

Se o ficheiro nem sequer abrir, a impressão é o problema errado a resolver — comece por o que significa a mensagem de erro do seu leitor e volte à impressão quando o documento abrir.

Perguntas frequentes