PDF:en skrivs inte ut? varför utskriften misslyckas fast visningen fungerar

Det är ett uppriktigt förvirrande fel: dokumentet ligger där på skärmen, varje sida ritas upp, och skrivaren producerar ingenting, eller tomma ark, eller ett felmeddelande. Instinkten är att anta att filen är subtilt skadad. Oftast är den inte det.

Att visa en PDF och att skriva ut en är olika operationer med olika krav. Din läsare ritar mot en skärm som den kontrollerar helt, i vilken upplösning den vill, med alla teckensnitt den behöver redan i minnet. Utskrift lämnar över dokumentet till en kedja av annan programvara — en skrivardrivrutin, en kö, ibland skrivarens egen tolk — och var och en av dem kan vägra arbete som din läsare gärna utförde. Det är där utskriften brister.

Varför en PDF kan öppnas men inte skrivas ut

Sex saker står för nästan varje fall, och det är värt att lära sig skilja dem åt eftersom lösningarna inte har något gemensamt:

Flaggan för utskriftsbehörighet

PDF-formatet bär på en uppsättning behörighetsflaggor som är skilda från eventuellt lösenord för att öppna filen — utskrift, textkopiering, redigering och extrahering kan var för sig tillåtas eller förbjudas. Ett dokument kan därför öppnas fritt för vem som helst och ändå vägra skrivas ut, vilket är precis så förlag, examensnämnder och en del företags dokumentsystem distribuerar skrivskyddat material.

Symtomen går inte att ta miste på: utskriftskommandot är nedtonat, eller ger ett fel som nämner behörigheter eller säkerhet i stället för att misslyckas mitt i ett jobb. Kontrollera dokumentegenskaperna i din läsare, där en säkerhets- eller behörighetspanel listar vad filen tillåter.

Om dokumentet är ditt — något du själv skapat, eller skyddat och nu behöver skriva ut — tar Lås upp PDF bort begränsningen när du har lösenordet. Tillhör det någon annan är begränsningen ett licensbeslut snarare än ett tekniskt fel, och rätt steg är att be avsändaren om en utskrivbar kopia.

Formulär, anteckningar och lager som inte skrivs ut

Det här är den vanligaste orsaken till den specifika klagan "den skrivs ut, men innehållet saknas", och det handlar om en strukturell detalj i formatet. Sidinnehåll, anteckningar och formulärfält lagras i separata lager. Det du skriver i ett formulärfält, överstrykningarna och kommentarerna du lägger till och signaturen du placerar på sista sidan är alla anteckningsinnehåll, inte sidinnehåll.

Skrivardrivrutiner och läsarinställningar skiljer sig åt i om de tar med det lagret. Adobe har en rullgardinsmeny "Kommentarer och formulär" i sin utskriftsdialog som i vissa konfigurationer som standard skriver ut dokumentet utan dem. Resultatet blir ett formulär som skrivs ut med alla svar tomma, eller ett undertecknat avtal som kommer ut osignerat — vilket är avsevärt värre än att inte skriva ut alls, eftersom det är lätt att inte märka.

• Ifyllda formulärfält skrivs ut tomma. Det klassiska fallet. Dina svar är anteckningsinnehåll och drivrutinen hoppade över dem.
• Signaturer och stämplar försvinner. Samma orsak. En ritad signatur eller bildsignatur är en anteckning tills den plattas till.
• Överstrykningar och kommentarer försvinner. Ofta avsiktligt — men inte när överstrykningarna är hela poängen med dokumentet.
• Hela sidor skrivs ut tomma. Lagrade dokument som CAD-exporter och tryckproduktionsfiler kan ha sitt synliga innehåll på ett lager märkt som icke utskrivbart.

En enda åtgärd löser alla fyra. Tillplatta PDF slår samman anteckningar, formulärfält och lager till vanligt sidinnehåll och ger ett dokument med ett enda synligt tillstånd som skrivs ut exakt som det visas. Det är av samma skäl också rätt steg innan du arkiverar eller mejlar ett ifyllt formulär — ett besläktat problem med sidor som visas tomma på skärmen, som har samma bakomliggande orsak.

Teckensnitt, transparens och skrivarminne

De återstående felen på dokumentsidan har alla samma form: skrivaren ombeds göra något den inte klarar, och antingen hänger den sig, ger fel eller producerar nonsens. De är värda att känna igen eftersom lösningen är densamma för dem alla.

• Teckensnitt som skrivaren inte kan hämta. PostScript-skrivare får teckensnittsdata med jobbet. Ett skadat eller ovanligt stort inbäddat teckensnitt kan misslyckas med överföringen och skriva ut obegripliga tecken eller ingenting alls.
• Transparens och blandningslägen. Skuggor, mjuka masker och lagrad grafik från designprogram måste plattas till före utskrift. Vissa drivrutiner gör det korrekt, vissa producerar svarta rutor eller vita luckor, och vissa hänger sig på sidan i oändlighet.
• Mycket stora bilder. En 600 dpi-skanning av en hel sida är en stor mängd data per ark. Enklare kontorsskrivare får slut på arbetsminne mitt i jobbet och stannar.
• Enorma sidantal. Att spoola ett tusensidigt dokument kan ta slut på diskutrymme eller få kön att göra timeout innan utskriften ens börjar.

För minnesfallen är den direkta lösningen att krympa filen: Komprimera PDF nedsamplar överdimensionerade bilder, vilket vanligtvis räcker i sig. Om ett dokument helt enkelt är för långt för att spoolas i ett svep delar Dela PDF upp det i kapitel eller delar av fast storlek som du kan skriva ut i tur och ordning. För teckensnitt och transparens är reservlösningen i nästa avsnitt mer tillförlitlig än hur mycket drivrutinsjusterande som helst.

När problemet inte är PDF:en alls

Innan du lägger mer tid på dokumentet, uteslut maskinen. De här kontrollerna tar en minut var och står för en förvånansvärt stor andel av alla rapporter om att "PDF:en inte skrivs ut":

1. Skriv ut något annat. Ett ensidigt dokument från vilket annat program som helst. Om det misslyckas är det skrivaren, drivrutinen eller kön som är boven, och PDF:en är oskyldig.
2. Töm utskriftskön. Ett enda fastnat jobb blockerar allt som står bakom, och de jobben ser ut att misslyckas var för sig. Avbryt allt i kön och starta om utskriftshanterartjänsten.
3. Skriv ut från en annan läsare. Öppna filen i Chrome och skriv ut därifrån. Chrome renderar sidorna själv och skickar ett jämförelsevis enkelt jobb, vilket kringgår en hel del drivrutinskomplexitet.
4. Uppdatera skrivardrivrutinen. Drivrutiner som är äldre än de PDF-funktioner ett dokument använder misslyckas precis på det här sättet, särskilt med transparens.

Skriv ut som bild: den universella reservlösningen

Om du tar med dig en enda praktisk teknik från den här guiden, låt det bli den här. Nästan varje utskriftsdialog erbjuder ett alternativ som heter Skriv ut som bild, gömt bakom en Avancerat-knapp. Det förändrar jobbet i grunden: i stället för att skicka skrivaren en beskrivning av sidan — teckensnitt att ladda, vektorer att rita, transparens att lösa upp — renderar din dator varje sida till en platt bitmapp och skickar den.

Eftersom skrivaren får en bild i stället för instruktioner försvinner alla problem med teckensnitt, transparens och tolk på en gång. Det går långsammare, och texten blir en aning mjukare, men det fungerar när inget annat gör det.

Fixa en PDF som inte skrivs ut, i tre steg

Från mest till minst sannolikt löser den här ordningsföljden den överväldigande majoriteten av alla utskriftsfel:

Om filen inte ens går att öppna är utskrift fel problem att lösa — börja med vad din läsares felmeddelande betyder och återkom till utskriften när dokumentet öppnas.

Vanliga frågor