什么是 Bates 编号
Bates 编号 — 有时称为 Bates 盖戳或 Bates 标记 — 是在法律纠纷、并购交易、内部调查或监管请求中产生的文档的每一页上打印唯一顺序标识符的做法。每一页都会获得一个标签,如 SMITH0000001、ABC-DEF-000123-CONFIDENTIAL 或 2024_INV_007241。标签本身没有意义 — 它只是一个稳定的、可引用的地址,任何拥有该文件的人都可以使用它来引用该特定页面。
一旦文档被 Bates 盖戳,每一页都有一个唯一的地址。无论文档被复制、拆分或重新组织多少次,律师都可以要求证人转到 SMITH0001234。对方律师可以对 SMITH0001234 提出异议,而无需描述页面。法官可以毫不含糊地命令承认 SMITH0001234 的第五段至第七段。一名合伙人可以提交引用 SMITH0001234-1240 证据的简报,知道案件中的每一位律师都会找到相同的页面。
制作的文档的页面内容放在这里。Bates 戳记不显眼地位于右下角,不会干扰脚注、页码或法院信笺。
Bates 戳记简史
该做法以布鲁克林发明家 Edwin G. Bates 命名,他在 1891 年为手动机械盖戳设备申请了专利 — 一个小型设备,每次按压到页面上时会自动递增一个六位数。这台机器作为法律办公室的标准设备一直延续到 1990 年代。实体设备现在是收藏品,但他们创建的命名约定 — 前缀、顺序编号和可选的保密后缀 — 仍然是每个现代电子证据开示平台的标准格式。
大约一个世纪以来,Bates 盖戳一直是一种物理行为。律师助理会坐在桌边,旁边放着一摞文件和一台 Bates 机器,在每一页上敲一下。机械戳一直延续到 1990 年代。如今,那些原始设备是收藏品,但它们创造的命名约定比以往任何时候都更重要 — 每个现代电子证据开示平台仍然生成带 Bates 编号的输出,而这种格式在一个世纪中几乎没有变化。
如今 Bates 编号在哪里使用
在许多专业场景中,Bates 编号是必需的、被期望的,或仅仅是最佳实践:
- 民事诉讼。 在美国联邦和州法院,文件制作在双方交换之前几乎总是要进行 Bates 盖戳。许多国际司法管辖区也遵循同样的惯例。
- M&A 尽职调查。 收购方律师通常要求带有 Bates 编号的 VDR 导出,以准确跟踪他们审查了哪个文档的哪个版本。
- 内部调查。 骚扰、歧视或欺诈的调查会产生文档集合,这些文档集需要在数月或数年内拥有稳定、可引用的参考。
- 审计和监管备案。 财务和医疗审计通常要求每一页证据都带有唯一标识符。
- 政府记录请求。 FOIA、GDPR 访问请求和同等的州级请求会生成带有 Bates 编号的响应包。
如果您的工作涉及对您办公桌之外的任何人说请看第三个文件夹的第 47 页,Bates 编号就是标准答案。
Bates 戳记结构
现代 Bates 戳记最多由四部分组成:
- 前缀 — 命名案件、当事方或批次。示例:
SMITH_v_JONES_、ABC_、PROD_001_。 - 序列号 — 用零填充以便值在任何文件系统中正确排序。示例:
000001、000002、...999999。 - 后缀 — 可选标志,通常为
CONFIDENTIAL、ATTORNEY_EYES_ONLY或DRAFT。 - 位置和样式 — 右下是主流惯例,但法院和事务所各有不同。黑色 10pt Helvetica 是最安全的默认设置。
标记为有限审查的文档同时带有 Bates 标识符和机密性标志。标志应该在视觉上明显,但不要压倒页面内容。
如何选择 Bates 格式
一些经验法则:
- 用零填充到六位 除非您真的预期超过 999,999 页。六位是法律默认值。它在任何文件系统中都能正确排序,也是对方律师所期望的。
- 使用命名案件而非日期的前缀。
SMITH_v_JONES_告诉您文档是什么。2026_05_23_告诉您何时盖戳 — 毫无用处。 - 为保密标记保留后缀。 不要将
CONFIDENTIAL与批次标签混合。页面的机密状态应该一目了然。 - 选择一个角并坚持下去。 右下是惯例。在制作过程中改变位置看起来粗心,而且索引 Bates 编号的工具可能难以找到它们。
- 10pt 黑底白字。 颜色使戳记突出 — 在法律场景中通常是坏事,戳记应该支持文档,而不是与之竞争。
| 使用场景 | 推荐格式 | 位置 |
|---|---|---|
| 诉讼证据开示 | CASE_NAME_000001 | 右下,10pt 黑色 |
| 并购尽职调查 | PROJECT_000001 | 右下,10pt 黑色 |
| 内部调查 | INV_2026_000001 | 右下,10pt 黑色 |
| 机密审查 | NAME_000001_CONFIDENTIAL | 右下,10pt 黑色或红色 |
| 政府记录 | FOIA_000001 | 底部中间,10pt 黑色 |
应避免的常见错误
- 重新加盖原件。 一旦文档已经使用 Bates 编号制作完成,这些编号就成为记录的一部分。使用新编号制作"修正"版本会产生两个引用相同内容但具有不同地址的文档。始终从副本工作。
- 批次之间前缀不一致。 一个文件夹中的
ABC_000001和另一个文件夹中的ABC_PROD_000001迫使对方律师维护一个翻译表。在开始盖戳之前确定您的前缀方案。 - 与页面内容重叠。 距页面边缘 28 点的安全边距足以避开大多数页脚。放置得太靠近边缘的戳记会与脚注、页码或法院信笺冲突。
- 忘记验证最终输出。 在交付之前始终打开已盖戳的 PDF 并抽查首页、中间页和末页。制作后发现起始编号设置错误或前缀错误的修复成本很高。
- 意外加盖特权文件。 在 Bates 盖戳之前进行特权审查,而不是之后。一份带有 Bates 编号的特权文档逃入制作中后,要比未编号的文档更难收回。
三步给 PDF 加盖戳记
使用 PdfDocShift 为 PDF 加盖 Bates 戳记需要三个步骤,并完全在您的浏览器中运行 — 无需安装,无需注册,每个文件在两小时后从我们的服务器中删除。
打开 Bates 编号工具
前往 pdfdocshift.com/bates-numbering 并将 PDF 拖到上传区域,或点击从您的设备浏览。
配置前缀、起始、位数和位置
输入您的前缀(例如 SMITH_v_JONES_)、起始编号(默认为 1)、位数(标准为 6)和位置(默认为右下)。如果需要,添加 CONFIDENTIAL 等后缀。实时预览药丸会在您确认之前显示戳记的外观。
下载已盖戳的 PDF
点击应用 Bates 编号,等待几秒钟,然后下载结果。原始 PDF 保持不变;戳记作为文本叠加层添加到每一页,因此文档保持完全可搜索。
跨批次管理 Bates 编号
单一制作很少作为一个整齐的 PDF 到达。大多数事项会在几周或几个月内生成数十个批次,跨批次管理编号本身就是一门学问:
- 维护 Bates 日志。 一个简单的电子表格,记录您制作的每个批次的前缀、起始编号、结束编号、页数、加盖戳记日期和源文件夹。当对方律师询问特定编号的来源时,答案应该在十秒内给出。
- 按顺序为批次编号。 如果第一批以
002,500结束,第二批从002,501开始 — 而不是有间隔地在002,600开始,也不是以整数开始的003,000。间隔会引起质疑。 - 为后期添加预留一个区块。 如果您盖戳了 50,000 页,然后下一周又收到 200 份相关文档,您不会想给它们一个不同的前缀。预先保留一个范围(例如,主要生产从
010,001开始,这样前 10,000 个编号可用于以后的补充生产)。 - 记录任何重新 Bates 编号。 如果您绝对必须重新盖戳之前制作的文档 — 例如因为原始编号已损坏 — 请在您的特权日志中记录原始 Bates 范围、新的 Bates 范围以及原因,并以书面形式通知对方律师。
常见问题
Bates 编号在文档的每一页上放置一个唯一的、顺序的标识符,以便在通信、法庭提交和证词中可以明确引用。该做法始于 1890 年代,使用 Bates 机械盖戳机,至今仍是诉讼制作、并购尽职调查和监管档案的标准。每页都收到一个唯一的标签 — 通常是前缀(识别案件或当事方)、零填充的顺序编号和可选的保密性指定。
传统格式是一个命名事项的前缀、一个六位数零填充的序列号和一个可选的机密后缀 — 以黑色 10pt Helvetica 放置在页面右下角。示例:SMITH_v_JONES_000847_CONFIDENTIAL。
六位是法律默认值。它可以容纳多达 999,999 页的制作,在任何文件系统中都能正确排序,并且与对方律师所期望的相符。只有在您真的预期超过一百万页时,才增加到七位或更多。
通常不可以。一旦使用 Bates 编号制作了文档,这些编号就成为记录的一部分。使用不同编号制作替代品会产生两个引用相同内容但具有不同地址的文档。如果您必须重新发布,请在您的特权日志中记录更改并通知对方律师。
不会。正确的 Bates 戳记作为单独的文本层覆盖在每一页上。原始页面内容保持不变,文档保持可搜索。稍后删除或替换 Bates 层只需要重新运行戳记工具,而无需编辑每个页面。
当工具在传输中加密上传、在隔离容器中处理文件并在之后不久删除时,这是安全的。PdfDocShift 为每次上传使用 256 位 SSL,并在两小时后从其服务器永久删除每个文件。对于高度敏感的材料 — 密封的证物、律师-客户通信 — 将 Bates 盖戳与 Protect PDF 工具结合使用,以在共享之前添加密码。