PDF/A-1b, 2b und 3b welche Variante sollten Sie wirklich wählen?

Ein Konvertierungswerkzeug fragt, ob Sie PDF/A-1b, 2b oder 3b möchten, liefert keine Erklärung und wartet. Hat ein Portal oder eine Archivvorgabe bereits eine Variante genannt, ist die Wahl für Sie getroffen und Sie können nach dem nächsten Abschnitt aufhören zu lesen. Hat niemand etwas gesagt, ist der übliche Reflex, die strengste Option zu nehmen — in der Annahme, strenger bedeute sicherer. Dieser Reflex ist falsch, und es lohnt sich zu verstehen, warum.

Die zwei Dinge, die verwechselt werden

„PDF/A-2b“ sind zwei voneinander unabhängige Antworten, aneinandergeklebt, und fast jede Verwirrung um die Norm entsteht daraus, sie als eine zu lesen.

• Die Zahl — 1, 2, 3, 4 — ist der Teil der ISO 19005, dem die Datei folgt: welche Ausgabe der Norm und damit, welche PDF-Funktionen überhaupt zulässig sind.
• Der Buchstabe — b, u, a — ist die Konformitätsstufe: wie viel von der Bedeutung des Dokuments über sein Erscheinungsbild hinaus erhalten bleiben muss.

Eine Frage in der Form „PDF/A-1b oder PDF/A-2b?“ fragt also immer nur nach der Zahl. Das b ist in beiden identisch — dieselbe Zusage, gemacht über eine Datei, die nach einer anderen Ausgabe der Regeln gebaut wurde. Ist das einmal klar, wird der Vergleich klein und überschaubar.

Was das „b“ tatsächlich zusagt

Stufe b steht für basic, und ihre Garantie ist präzise: Die Datei wird ihr eigenes visuelles Erscheinungsbild auf jedem konformen Reader zuverlässig und dauerhaft wiedergeben. Die Schriften reisen in ihr mit, die Farbe ist absolut definiert, nichts hängt von der Außenwelt ab.

Beachten Sie, was nicht in dieser Zusage steht. Nichts über das Auslesen von Text. Nichts über Suche. Nichts über Struktur, Lesereihenfolge oder darüber, dass ein Screenreader die Seite erschließen kann. Eine Datei der Stufe b ist ein Objekt mit der Garantie, richtig auszusehen — genau das, worauf die meisten Archivanforderungen abzielen, und genau der Grund, warum eine gescannte Seite die Validierung besteht und trotzdem ein undurchsuchbares Bild bleibt.

Was 1b, 2b und 3b unterscheidet

Alle drei erzeugen eine in sich geschlossene Datei mit eingebetteten Schriften, definierter Farbe, ohne Verschlüsselung und ohne Skripte. Diese Teile sind konstant. Was sich ändert, ist, welche PDF-Funktionen überleben dürfen:

Zwei Zeilen dieser Tabelle leisten die meiste Arbeit. Transparenz ist der praktische Unterschied zwischen 1b und 2b: Jeder weiche Schatten, jeder Leuchteffekt, jede Füllmethode im Dokument muss reduziert werden, um PDF/A-1 zu genügen — was diese Bereiche rastert und ihr Aussehen verändern kann. Anhänge sind der einzige Unterschied zwischen 2b und 3b; in jeder anderen Hinsicht ist PDF/A-3 gleich PDF/A-2.

Die Größenzeile überrascht alle, die von der strengsten Variante die schlankeste erwarten. PDF/A-1 ist an PDF 1.4 gebunden, das älter ist als die komprimierten Objekt- und Querverweis-Streams, mit denen spätere PDF-Versionen die interne Struktur einer Datei verkleinern. Rechnen Sie die reduzierte Transparenz hinzu, und eine 1b-Datei ist häufig die größte der drei. Wenn die Größe zählt, komprimieren Sie vor der Konvertierung, niemals danach.

Warum strenger nicht sicherer heißt

PDF/A-1 wird regelmäßig als die sicherste Wahl beschrieben, weil es am wenigsten erlaubt. Es lohnt sich, genau zu sagen, was „am wenigsten erlauben“ in der Praxis bedeutet: Konformität wird dadurch erreicht, dass die nicht erlaubten Funktionen zerstört werden. Unter PDF/A-1 wird Transparenz nicht sorgfältiger bewahrt — sie wird entfernt.

PDF/A-1 wurde 2005 gegen PDF 1.4 geschrieben, eine Spezifikation von 2001. Seine Einschränkungen beschreiben, was PDF vor einem Vierteljahrhundert konnte, nicht was fragil ist. Transparenz und Ebenen sind nicht weniger beständig als der Rest von PDF; sie waren bei der Abfassung von Teil 1 schlicht noch nicht normiert. Teil 2 hat sie erneut betrachtet, zugelassen — und ist nach wie vor eine vollwertige Archivnorm.

Es gibt jenseits der Compliance ein ehrliches Argument für PDF/A-1b: Es ist der älteste und am weitesten implementierte Teil, weshalb ein sehr altes hausinternes System es mit etwas höherer Wahrscheinlichkeit annimmt. Wenn Sie an ein 2008 gebautes System übergeben und niemanden fragen können, ist das ein vernünftiger Grund. „Fühlte sich strenger an“ ist keiner.

PDF/A-3 und die Frage der Anhänge

PDF/A-3 existiert für genau einen Zweck: einer Archiv-PDF zu erlauben, eine beliebige Datei in sich zu tragen. Nicht eine weitere PDF/A-Datei, die PDF/A-2 schon zulässt — jede Datei. Eine Tabelle, ein XML-Dokument, eine CAD-Zeichnung.

Der Fall, für den es entworfen wurde, ist die hybride elektronische Rechnung. Formate wie Factur-X und ZUGFeRD sind PDF/A-3-Dateien: eine für Menschen lesbare Rechnungsseite für die Person, die sie ansehen muss, mit strukturiertem Rechnungs-XML in derselben Datei für das Buchhaltungssystem, das sie verarbeiten muss. Ein Dokument, zwei Zielgruppen, und kein Risiko, dass die beiden Fassungen auseinanderlaufen. Mit der Ausbreitung struktureller E-Rechnungspflichten in Europa ist das der häufigste Grund geworden, überhaupt nach 3b zu konvertieren.

Die entsprechende Schwäche ist der Grund, warum manche Archive PDF/A-3 überhaupt nicht annehmen. Nichts am Behälter garantiert irgendetwas über die Fracht. Sie können ein proprietäres Format, das in zwanzig Jahren keine Software mehr öffnet, oder eine Tabelle, deren Formeln niemand mehr auswerten kann, in eine Datei einbetten, die einwandfrei als archivtauglich validiert. Das PDF ist beständig; was darin steckt, muss es nicht sein.

So entscheiden Sie in unter einer Minute

1. Wurde Ihnen eine Variante genannt? Nehmen Sie genau diese, den Buchstaben eingeschlossen. Eine gültige PDF/A-2b-Datei wird von einem System zurückgewiesen, das PDF/A-1b verlangt hat, und nichts sonst in diesem Beitrag hebt eine ausdrückliche Vorgabe auf.
2. Müssen Sie eine maschinenlesbare Datei einbetten — Rechnungs-XML, eine Datendatei, die mit dem Dokument reisen muss? PDF/A-3b, und nur dann.
3. Ist das Ziel ein altes System oder eine Regel, die um PDF/A-1 herum geschrieben wurde? PDF/A-1b, mit der Folge, dass Transparenz reduziert wird.
4. Alles andere? PDF/A-2b. Es ist der moderne Standardfall, bewahrt am meisten von Ihrem Dokument und wird praktisch überall akzeptiert, wo PDF/A akzeptiert wird.

Eine Warnung, falls Sie es sich später anders überlegen: Sie können eine fertige PDF/A-Datei in eine andere Variante konvertieren, aber die Konvertierungen sind nicht symmetrisch. Der Weg von 2b nach 1b reduziert Transparenz, und der Rückweg von 1b nach 2b stellt sie nicht wieder her — die Information wurde bei der ersten Konvertierung verworfen. Bewahren Sie das Originaldokument auf, nicht nur die Archivkopie, und erzeugen Sie bei geänderten Anforderungen neu aus der Quelle.

Die Stufen, die Ihnen nicht angeboten wurden

Vielleicht sind Ihnen PDF/A-1a, PDF/A-2u oder PDF/A-2a begegnet und Sie haben sich gefragt, warum Konverter sie kaum anbieten. Die Antwort ist eine echte Grenze und keine fehlende Funktion.

• Stufe u verlangt, dass jedes Zeichen der Datei einem Unicode-Wert entspricht, damit die Textextraktion verlässlich ist. Erreichbar, wenn die Quelle echten Text mit sauberen Schriftkodierungen enthält; nicht garantierbar, wenn nicht.
• Stufe a verlangt eine getaggte Dokumentstruktur: welcher Text eine Überschrift ist, welche Zellen zu welcher Tabelle gehören, in welcher Reihenfolge eine Seite gelesen werden soll, in welcher Sprache sie verfasst ist. Das sind semantische Informationen über die Bedeutung des Dokuments.

Ein Konverter erhält eine Seite mit platzierten Glyphen. Er kann sehen, dass ein Text größer ist und weiter oben steht; er kann nicht wissen, dass ihn das zu einer Überschrift macht, oder dass ein zweispaltiges Layout erst nach unten und dann seitwärts gelesen wird. Er kann raten — und ein selbstbewusst falsches Raten der Lesereihenfolge ist für jemanden mit Screenreader schlimmer als gar keine Struktur, weil es plausiblen Unsinn statt einer offensichtlichen Lücke erzeugt.

Stufe a muss deshalb aus dem Autorenwerkzeug kommen, wo die Struktur noch existiert: Exportieren Sie ein getaggtes PDF aus Word, InDesign oder LaTeX, oder setzen Sie die Tags von Hand in einem vollwertigen PDF-Editor. Ist eine Barrierefreiheitsanforderung auf Dokumente gefallen, die immer nur flach exportiert wurden, ist das ein Problem der Dokumentenerstellung und keine Konvertierungseinstellung — besser jetzt herausfinden als nach der Konvertierung. Wo Formulare und Anmerkungen einer sauberen Archivkopie im Weg stehen, entfernt vorheriges Reduzieren zumindest eine Variable.

Und PDF/A-4?

ISO 19005-4 kam 2020 und wurde auf PDF 2.0 neu aufgebaut. Sie ordnet auch die Bezeichnungen neu: Die Stufen a/b/u entfallen und werden ersetzt durch eine einzige Basiskonformität plus PDF/A-4f für Dateien mit Anhängen und PDF/A-4e für Konstruktionsdokumente mit 3D-Inhalten.

Es ist eine solide Norm mit dünner Verbreitung. Einreichungsportale, Abgabevorgaben und Aufbewahrungspläne nennen nach wie vor ganz überwiegend PDF/A-1 oder PDF/A-2, und eine 2019 formulierte Anforderung aktualisiert sich nicht von selbst. Deshalb zielt unser Konverter auf die drei Varianten der Stufe b. Wird Ihnen irgendwann PDF/A-4 angeboten, prüfen Sie, ob die Empfangsstelle erklärt hat, es zu akzeptieren: Früh dran zu sein ist kein Vorteil bei einem Format, dessen ganzer Zweck darin besteht, dass jemand anderes es öffnen kann.

In die passende Variante konvertieren

Die Konvertierung dauert etwa eine halbe Minute, ohne Installation und ohne Anmeldung, und hochgeladene Dateien werden nach zwei Stunden dauerhaft von unseren Servern gelöscht.

Ist Ihnen der Gedanke PDF/A insgesamt neu — wozu die Norm dient, was die Konvertierung an einem Dokument ändert und wann sie sich überhaupt lohnt —, beginnen Sie mit Was ist PDF/A und wann brauchen Sie es; dort steht der Stoff, den dieser Beitrag voraussetzt.

Häufig gestellte Fragen