Was ist PDF/A und wann brauchen Sie es wirklich?

Jemand hat eine PDF/A-Datei von Ihnen verlangt. Vielleicht das Einreichungsportal eines Gerichts, vielleicht eine Archivverwaltung, vielleicht ein universitäres Publikationssystem — und vermutlich ohne zu erklären, worin der Unterschied besteht oder warum er zählt. Beruhigend ist: PDF/A ist kein neues Format, das Sie lernen müssten. Es ist gewöhnliches PDF ohne die unzuverlässigen Teile.

Weniger beruhigend ist, dass die Einschränkungen streng genug sind, dass die meisten bereits im Umlauf befindlichen PDFs sie nicht erfüllen. Deshalb ist die Konvertierung ein echter Verarbeitungsschritt und keine Umbenennung.

Was PDF/A tatsächlich ist

PDF/A ist in der Norm ISO 19005 definiert, erstmals veröffentlicht 2005. Es ist kein eigener Dateityp: Eine PDF/A-Datei endet weiterhin auf .pdf, öffnet sich in jedem Reader, den Sie ohnehin haben, und sieht genauso aus wie das Dokument, aus dem sie entstanden ist. Zu PDF/A wird sie dadurch, dass sie eine dokumentierte Liste von Einschränkungen einhält — und in ihren eigenen Metadaten angibt, welcher Fassung dieser Liste sie folgt.

Die Norm wurde viermal erweitert, und die Teile sind nicht austauschbar. Jeder wurde gegen die PDF-Spezifikation seiner Zeit geschrieben:

Neben der Teilnummer trägt jede Datei eine Konformitätsstufe — den Buchstaben, den Sie in Bezeichnungen wie PDF/A-2b sehen. Der Buchstabe ist eine völlig andere Achse als die Zahl, und beides zu verwechseln ist das häufigste Missverständnis rund um die Norm:

• Stufe b (basic). Die Datei wird ihr eigenes visuelles Erscheinungsbild künftig zuverlässig wiedergeben. Das ist das gesamte Versprechen — über das Auslesen oder Durchsuchen des Textes wird nichts zugesichert.
• Stufe u (Unicode). Stufe b, ergänzt um die Zusicherung, dass jedes Zeichen auf der Seite einem Unicode-Wert entspricht, sodass Text zuverlässig extrahiert und durchsucht werden kann. Eingeführt mit PDF/A-2.
• Stufe a (accessible). Stufe u, ergänzt um eine getaggte Dokumentstruktur: Überschriften, Tabellen, Lesereihenfolge und Sprache — also die Informationen, die ein Screenreader braucht, um eine Seite zu erschließen.

Fast alles, was in der Praxis verlangt wird, ist eine Datei der Stufe b — aus einem Grund, der weiter unten steht: Die Stufen u und a verlangen Informationen, die ein Konverter nicht erfinden kann, wenn das Ausgangsdokument sie nie besaß.

Die Regel, aus der alles andere folgt

Jede Einschränkung in ISO 19005 dient einer einzigen Anforderung: Die Datei muss alles enthalten, was sie zur eigenen Darstellung braucht, ohne Abhängigkeit von irgendetwas außerhalb. Nicht von einer Schrift, die auf Ihrem Rechner installiert ist, nicht von einem Farbprofil, das Ihr Monitor zufällig verwendet, nicht von einem Server, der einen Link auflöst, und nicht von einem Passwort, das jemand 2026 notiert hat.

Sobald man diese Anforderung akzeptiert, wirken die Regeln nicht mehr willkürlich, sondern naheliegend:

• Jede Schrift muss eingebettet sein — und zwar mit einer Lizenz, die das erlaubt. Eine Datei, die auf Helvetica verweist und erwartet, dass der Reader sie beisteuert, wettet auf einen künftigen Computer.
• Farbe muss absolut definiert sein, über ein eingebettetes ICC-Ausgabeprofil statt über das, was der Bildschirm gerade daraus macht. Sonst bedeutet „dieser Rotton“ in fünfzig Jahren nichts mehr.
• Verschlüsselung ist verboten. Ein Schlüssel ist eine Abhängigkeit, und Abhängigkeiten gehen verloren.
• Kein JavaScript, keine eingebetteten Audio- oder Videodaten, keine Startaktionen. Verhalten, dessen Funktionieren sich nicht garantieren lässt, lässt sich nicht archivieren.
• Keine Verweise auf externe Inhalte. Alles Dargestellte muss innerhalb der Datei liegen.
• Metadaten müssen als XMP vorliegen, in dokumentierter, maschinenlesbarer Form — einschließlich der Angabe, welchen Teil und welche Stufe die Datei für sich beansprucht.

Was die Konvertierung an Ihrer Datei ändert

Die Konvertierung ist kein Stempel auf einem unveränderten Dokument. Es wird ergänzt, entfernt und neu geschrieben — und es lohnt sich zu wissen, was davon, bevor Sie ein Original ersetzen:

Der Zuwachs an Dateigröße überrascht die meisten. Ein zehnseitiges Dokument, das nur Systemschriften verwendete, kann spürbar wachsen, sobald diese Schriften in ihm mitreisen. Muss die Datei zusätzlich eine Upload-Grenze einhalten, komprimieren Sie sie vorher — komprimieren Sie danach, wird die Datei neu geschrieben und die soeben erkaufte Konformität in der Regel hinfällig.

PDF/A behaupten und PDF/A sein

Hier liegt der Unterschied, der darüber entscheidet, ob Ihre Einreichung angenommen wird. Die Angabe, dass eine Datei etwa PDF/A-2b ist, steht in deren XMP-Metadaten — und geschrieben hat sie das Programm, das die Datei erzeugt hat. Nichts hindert ein Programm daran, die Angabe zu setzen und anschließend ein Dokument auszugeben, das gegen die Regeln verstößt.

Die Frage „ist diese Datei PDF/A?“ hat deshalb zwei verschiedene Antworten: was die Datei über sich selbst sagt, und was eine unabhängige Prüfung der ISO-Regeln feststellt. Ein Reader, der Ihnen ein PDF/A-Kennzeichen zeigt, berichtet das Erste. Einreichungsportale prüfen das Zweite.

Der Referenzvalidator ist veraPDF — kostenlos, quelloffen, entwickelt im Rahmen eines EU-geförderten Programms und getragen von der PDF Association. Er führt die vollständige Konformitätsprüfung durch und meldet Verstöße Regel für Regel, mitsamt den verantwortlichen Objekten, statt nur „ungültig“ zu sagen. Die Preflight-Prüfung von Acrobat leistet dasselbe auf kommerziellem Weg. Verlangt ein Register, ein Gericht oder eine Aufsichtsbehörde einen Konformitätsnachweis, validieren Sie die Datei selbst, statt sich auf das Kennzeichen im Viewer zu verlassen.

Wann Sie es wirklich brauchen

PDF/A lohnt den Handel in weniger Situationen, als das Marketing darum herum vermuten lässt. Die echten haben eines gemeinsam: Jemand anderes als Sie wird dieses Dokument öffnen müssen, wenn es die erzeugende Software längst nicht mehr gibt.

• Einreichungen bei Gerichten und Behörden. Viele elektronische Einreichungssysteme verlangen PDF/A oder empfehlen es in ihren Hinweisen — und weisen Dateien zurück, die die Validierung nicht bestehen.
• Institutionelle Archive und Aufbewahrung. National- und Universitätsarchive nennen üblicherweise einen PDF/A-Teil und eine Stufe als zulässiges Abgabeformat.
• Dissertationen und akademische Abgaben. Universitätsrepositorien gehören zu den konsequentesten Nutzern der Norm, weil sie Dokumente per Definition langfristig aufbewahren.
• Dokumente mit gesetzlicher Aufbewahrungsfrist. Verträge, Prüfungsunterlagen, Steuerunterlagen, Personal- und Patientenakten, die jahrelang lesbar bleiben müssen — aus Rechtspflicht, nicht aus Vorliebe.
• Hybride elektronische Rechnungen. Formate wie Factur-X und ZUGFeRD sind PDF/A-3-Dateien, die Rechnungs-XML in einer für Menschen lesbaren Rechnungsseite mitführen: eine Datei, die sowohl ein Mensch als auch ein Buchhaltungssystem lesen kann.
• Patent- und Normungseinreichungen. Stellen, die dauerhafte öffentliche Register führen, geben in der Regel vor, in welchem Format sie diese führen.

Nennt eine Anforderung eine bestimmte Ausprägung — PDF/A-1b statt bloß „PDF/A“ —, behandeln Sie das als verbindlich. Eine gültige PDF/A-2b-Datei wird von einem System zurückgewiesen, das PDF/A-1b verlangt, und die Fehlermeldung erklärt selten, warum. Unser ergänzender Beitrag zur Wahl zwischen 1b, 2b und 3b zeigt, was sich tatsächlich unterscheidet.

Wann nicht

Die meisten PDFs sollten kein PDF/A sein, und das gehört klar gesagt, weil ein Großteil dessen, was zu diesem Thema geschrieben wird, das Gegenteil nahelegt.

• Dokumente mit kurzer Lebensdauer. Eine Rechnung, die Sie nach der Zahlung löschen, ein Entwurf zur Kommentierung, ein einmal gelesener Bericht — keines davon muss einen Jahrhundertwechsel überstehen.
• Alles, was interaktiv bleiben muss. Skriptgesteuerte Formulare, eingebettete Medien, berechnete Felder. Genau die Funktionen, die das ermöglichen, entfernt die Norm.
• Dateien mit knapper Größenbegrenzung. Die Konvertierung lässt eine Datei wachsen; ein Portal mit 10-MB-Grenze kann die härtere Beschränkung sein.
• Gestaltungsintensive Dokumente, wenn PDF/A-1 verlangt wird. Das Reduzieren der Transparenz verändert die Darstellung von Schatten, Leuchteffekten und Füllmethoden. PDF/A-2 erhält sie.

PDF/A kostet Sie Dateigröße und Funktionen und kauft Ihnen Lesbarkeit in Jahrzehnten. Wenn das Dokument in Jahrzehnten niemand lesen wird, gibt es keinen Grund zu zahlen.

Die Falle beim gescannten Dokument

Das ist der Fehler, der Jahre später auftaucht — lange nachdem ihn noch jemand günstig beheben könnte. Ein gescanntes Dokument lässt sich anstandslos in PDF/A umwandeln und validiert ohne Beanstandung, denn ein Scan ist ein Bild, und Stufe b verspricht ausschließlich, dass dieses Bild weiterhin korrekt angezeigt wird.

Was das Archiv erhält, ist eine konforme, dauerhafte und vollständig undurchsuchbare Datei. Bei der Abgabe merkt das niemand. Es zeigt sich, wenn jemand über zehn Jahrgänge Akten hinweg alle Verträge finden muss, die eine bestimmte Klausel erwähnen — und der einzige Weg darin besteht, sie einzeln zu öffnen und zu lesen.

Streng genommen gehört eine Zusicherung über Text zur Stufe u und nicht zur Stufe b, und kein Konverter kann versprechen, dass eine Datei der Stufe b durchsuchbar ist. In der Praxis verhält sich eine Stufe-b-Datei mit guter OCR-Ebene wie ein durchsuchbares Dokument; eine ohne wird es nie sein.

In drei Schritten zu PDF/A

Die Konvertierung mit PdfDocShift dauert etwa eine halbe Minute und erfordert weder Installation noch Anmeldung. Hochgeladene Dateien werden nach zwei Stunden dauerhaft von unseren Servern gelöscht.

So prüfen Sie, ob eine Datei wirklich PDF/A ist

Fünf Prüfungen, in der Reihenfolge, die Probleme am schnellsten findet:

1. Lesen Sie, was die Datei behauptet. Acrobat zeigt oberhalb eines PDF/A-Dokuments eine Normleiste; andere Reader nennen die Norm in den Dokumenteigenschaften. Das sagt Ihnen, was die Datei über sich behauptet — ein Anfang, kein Urteil.
2. Validieren Sie gegen die ISO-Regeln. veraPDF ist kostenlos, quelloffen und meldet Verstöße Regel für Regel samt verursachendem Objekt. Zu genau dieser Antwort wird ein Einreichungsportal unabhängig von Ihrer eigenen gelangen.
3. Prüfen Sie, ob die Ausprägung zur Anforderung passt. Eine völlig gültige PDF/A-2b-Datei scheitert an einem System, das PDF/A-1b verlangt. Validatoren nennen den gefundenen Teil und die gefundene Stufe — vergleichen Sie das mit dem, was tatsächlich verlangt wurde.
4. Kontrollieren Sie die Schriften. Dokumenteigenschaften → Schriften. Jeder Eintrag sollte Eingebettet oder Eingebettete Untergruppe lauten. Eine einzige nicht eingebettete Schrift ist das schnellste Anzeichen dafür, dass eine Datei nie konvertiert wurde.
5. Bewahren Sie das Ausgangsdokument auf. Die Konvertierung ist in den oben beschriebenen Punkten verlustbehaftet, und es gibt keinen Rückwärtsgang. Behalten Sie das, woraus Sie die Datei neu erzeugen können: das ursprüngliche PDF oder, besser, das Dokument, aus dem es exportiert wurde.

Eine Gewohnheit, die sich in jedem Prozess mit Archivabgaben lohnt: Validieren Sie eine Stichprobe statt alles — aber validieren Sie sie im Moment der Abgabe. Ein Konformitätsfehler, der an diesem Tag auffällt, ist eine Sache von zwei Minuten. Derselbe Fehler, der drei Jahre später in einer Prüfung auffällt, ist ein Projekt.

Häufig gestellte Fragen