¿El PDF no se imprime? por qué falla la impresión aunque se vea bien

Es un fallo genuinamente desconcertante: el documento está ahí en pantalla, todas las páginas se representan y la impresora no produce nada, o saca hojas en blanco, o da un error. El instinto es suponer que el archivo está sutilmente dañado. Normalmente no lo está.

Mostrar un PDF e imprimirlo son operaciones distintas con requisitos distintos. Tu lector dibuja en una pantalla que controla por completo, a la resolución que quiera, con todas las fuentes que necesita ya en memoria. Imprimir entrega el documento a una cadena de otros programas —un controlador de impresión, una cola, a veces el propio intérprete de la impresora—, y cada uno de ellos puede rechazar un trabajo que tu lector hacía encantado. Ahí es donde se rompe la impresión.

Por qué un PDF puede abrirse pero no imprimirse

Seis cosas explican casi todos los casos, y vale la pena aprender a distinguirlas porque sus soluciones no tienen nada en común:

El indicador de permiso de impresión

El formato PDF lleva un conjunto de indicadores de permisos independientes de cualquier contraseña necesaria para abrir el archivo: imprimir, copiar texto, editar y extraer pueden permitirse o prohibirse por separado. Un documento puede, por tanto, abrirse libremente para cualquiera y negarse a imprimirse, que es exactamente como las editoriales, los tribunales de examen y algunos sistemas documentales corporativos distribuyen material de solo lectura.

El síntoma es inconfundible: el comando Imprimir aparece atenuado, o produce un error que menciona permisos o seguridad en lugar de fallar a mitad del trabajo. Consulta las propiedades del documento en tu lector, donde un panel de seguridad o permisos indica qué permite el archivo.

Si el documento es tuyo —algo que produjiste, o que protegiste tú mismo y ahora necesitas imprimir—, Desbloquear PDF elimina la restricción cuando tienes la contraseña. Si pertenece a otra persona, la restricción es una decisión de licencia más que un fallo técnico, y lo correcto es pedir al remitente una copia imprimible.

Formularios, anotaciones y capas que no se imprimen

Esta es la causa más común de la queja concreta «se imprime, pero falta el contenido», y se reduce a un detalle estructural del formato. El contenido de página, las anotaciones y los campos de formulario se guardan en capas separadas. Lo que escribes en un campo de formulario, los resaltados y comentarios que añades y la firma que colocas en la última página son todos contenido de anotación, no contenido de página.

Los controladores de impresión y los ajustes del lector varían en si incluyen esa capa. Adobe tiene un desplegable «Comentarios y formularios» en su cuadro de diálogo de impresión que, en algunas configuraciones, imprime por defecto el documento sin ellos. El resultado es un formulario que se imprime con todas las respuestas en blanco, o un contrato firmado que sale sin firma, lo cual es bastante peor que no imprimir nada, porque es fácil no darse cuenta.

• Los campos de formulario rellenados salen vacíos. El caso clásico. Tus respuestas son contenido de anotación y el controlador las omitió.
• Las firmas y los sellos desaparecen. Misma causa. Una firma dibujada o en imagen es una anotación hasta que se aplana.
• Los resaltados y comentarios se pierden. A menudo es intencionado, pero no cuando los resaltados son el sentido del documento.
• Páginas enteras salen en blanco. Los documentos por capas, como las exportaciones de CAD y los archivos de artes gráficas, pueden tener su contenido visible en una capa marcada como no imprimible.

Una sola operación arregla las cuatro. Aplanar PDF fusiona anotaciones, campos de formulario y capas en contenido de página normal, produciendo un documento con un único estado visible que se imprime exactamente como se muestra. También es el paso correcto antes de archivar o enviar por correo un formulario completado, por la misma razón: es un problema emparentado con las páginas que se ven en blanco en pantalla, que tienen la misma causa de fondo.

Fuentes, transparencia y memoria de la impresora

Los demás fallos del lado del documento comparten una misma forma: se pide a la impresora algo que no puede hacer y, o bien se atasca, o da error, o produce un galimatías. Conviene reconocerlos porque la solución es la misma para todos.

• Fuentes que la impresora no puede descargar. Las impresoras PostScript reciben los datos de las fuentes con el trabajo. Una fuente incrustada dañada o inusualmente grande puede fallar al transferirse e imprimir caracteres ilegibles o nada en absoluto.
• Transparencia y modos de fusión. Las sombras paralelas, las máscaras suaves y las composiciones por capas de los programas de diseño necesitan aplanarse antes de imprimir. Algunos controladores lo hacen bien, otros producen cuadros negros o huecos blancos, y algunos se quedan colgados indefinidamente en la página.
• Imágenes muy grandes. Un escaneo a 600 ppp de una página completa es una gran cantidad de datos por hoja. Las impresoras de oficina modestas se quedan sin memoria de trabajo a mitad del trabajo y se detienen.
• Recuentos de páginas enormes. Encolar un documento de mil páginas puede agotar el espacio en disco o agotar el tiempo de espera de la cola antes de que empiece a imprimir.

Para los casos de memoria, reducir el archivo es la solución directa: Comprimir PDF reduce la resolución de las imágenes sobredimensionadas, lo que suele bastar por sí solo. Si un documento es simplemente demasiado largo para encolarse de una vez, Dividir PDF lo separa en capítulos o en trozos de tamaño fijo que puedes imprimir por orden. Para las fuentes y la transparencia, la solución de reserva de la siguiente sección es más fiable que cualquier ajuste del controlador.

Cuando el problema no es el PDF

Antes de dedicar más tiempo al documento, descarta la máquina. Cada una de estas comprobaciones lleva un minuto y explican una proporción sorprendente de los avisos de «el PDF no se imprime»:

1. Imprime otra cosa. Un documento de una página desde cualquier otra aplicación. Si eso falla, la culpa es de la impresora, el controlador o la cola, y el PDF es inocente.
2. Vacía la cola de impresión. Un único trabajo atascado bloquea todo lo que va detrás, y esos trabajos parecen estar fallando individualmente. Cancela todo lo que haya en la cola y reinicia el servicio de cola de impresión.
3. Imprime desde otro lector. Abre el archivo en Chrome e imprime desde ahí. Chrome representa las páginas él mismo y envía un trabajo comparativamente simple, lo que esquiva buena parte de la complejidad del controlador.
4. Actualiza el controlador de la impresora. Los controladores más antiguos que las funciones PDF que usa un documento fallan exactamente así, sobre todo con la transparencia.

Imprimir como imagen: la solución universal

Si te llevas una sola técnica práctica de esta guía, que sea esta. Casi todos los cuadros de diálogo de impresión ofrecen una opción Imprimir como imagen, escondida tras un botón Avanzado. Cambia el trabajo de raíz: en lugar de enviar a la impresora una descripción de la página —fuentes que cargar, vectores que dibujar, transparencia que resolver—, tu ordenador representa cada página como un mapa de bits plano y envía eso.

Como la impresora recibe una imagen en lugar de instrucciones, todos los problemas de fuentes, transparencia e intérprete desaparecen de golpe. Es más lento, y el texto sale ligeramente menos nítido, pero funciona cuando no funciona nada más.

Arreglar un PDF que no se imprime, en tres pasos

Yendo de lo más probable a lo menos probable, esta secuencia resuelve la inmensa mayoría de los fallos de impresión:

Si el archivo ni siquiera se abre, la impresión es el problema equivocado que resolver: empieza por qué significa el mensaje de error de tu lector, y vuelve a la impresión cuando el documento ya se abra.

Preguntas frecuentes