PDF/A-1b, 2b, dan 3b sebenarnya yang mana yang harus dipilih?

Sebuah alat konversi bertanya apakah Anda ingin PDF/A-1b, 2b, atau 3b, tidak memberi penjelasan apa pun, lalu menunggu. Jika sebuah portal atau kebijakan arsip sudah menyebut satu varian, pilihan itu sudah dibuat untuk Anda dan Anda boleh berhenti membaca setelah bagian berikutnya. Kalau tak ada yang menyebutkan apa-apa, naluri yang biasa muncul adalah memilih opsi paling ketat, dengan anggapan lebih ketat berarti lebih aman. Naluri itu keliru, dan alasannya layak dipahami.

Dua hal yang sering dicampuradukkan

«PDF/A-2b» adalah dua jawaban terpisah yang direkatkan, dan hampir semua kebingungan seputar standar ini lahir dari membacanya sebagai satu.

• Angkanya — 1, 2, 3, 4 — adalah bagian ISO 19005 yang diikuti berkas: edisi standar yang mana, dan karenanya fitur PDF apa saja yang sama sekali diizinkan.
• Hurufnya — b, u, a — adalah tingkat kesesuaian: seberapa banyak makna dokumen, di luar tampilannya, yang harus dipertahankan.

Jadi pertanyaan yang berbunyi «PDF/A-1b atau PDF/A-2b?» sebenarnya hanya menanyakan angkanya. Huruf b-nya identik pada keduanya — janji yang sama, dibuat atas berkas yang dibangun menurut edisi aturan yang berbeda. Begitu itu jelas, perbandingannya menjadi kecil dan mudah ditangani.

Apa yang sebenarnya dijanjikan huruf 'b'

Tingkat b berarti basic, dan jaminannya tepat: berkas akan mereproduksi tampilan visualnya sendiri secara andal, di pembaca mana pun yang patuh, tanpa batas waktu. Fonnya ikut di dalam, warnanya terdefinisi mutlak, tak ada yang bergantung pada dunia luar.

Perhatikan apa yang tidak ada dalam janji itu. Tak ada soal mengekstrak teks. Tak ada soal pencarian. Tak ada soal struktur, urutan baca, atau soal pembaca layar memahami halaman. Berkas tingkat b adalah objek yang dijamin tampil benar — persis yang dituju oleh sebagian besar persyaratan pengarsipan, dan persis alasan mengapa halaman hasil pindaian lolos validasi sementara tetap berupa gambar yang tak bisa dicari.

Apa yang membedakan 1b, 2b, dan 3b

Ketiganya menghasilkan berkas yang berdiri sendiri, dengan fon tersemat, warna terdefinisi, tanpa enkripsi, dan tanpa skrip. Bagian itu tetap. Yang berubah adalah fitur PDF mana yang boleh bertahan:

Dua baris dalam tabel itu mengerjakan sebagian besar tugasnya. Transparansi adalah beda praktis antara 1b dan 2b: setiap bayangan halus, cahaya, atau mode pencampuran dalam dokumen Anda harus diratakan agar memenuhi PDF/A-1, dan itu meraster area tersebut serta bisa mengubah tampilannya. Lampiran adalah satu-satunya beda antara 2b dan 3b — dalam segala hal lain, PDF/A-3 sama dengan PDF/A-2.

Baris ukuran mengejutkan mereka yang mengira varian terketat pastilah yang paling ramping. PDF/A-1 terikat pada PDF 1.4, yang lebih tua daripada aliran objek dan rujukan silang terkompresi yang dipakai versi PDF berikutnya untuk mengecilkan struktur internal berkas. Tambahkan transparansi yang diratakan, dan berkas 1b kerap menjadi yang terbesar di antara ketiganya. Kalau ukuran penting, kompres sebelum mengonversi, jangan sesudahnya.

Mengapa lebih ketat bukan berarti lebih aman

PDF/A-1 rutin digambarkan sebagai pilihan teraman karena paling sedikit mengizinkan. Layak dijelaskan dengan tepat apa arti «paling sedikit mengizinkan» dalam praktik: kesesuaian dicapai dengan memusnahkan fitur-fitur yang tidak diizinkan. Di bawah PDF/A-1 transparansi tidak dijaga lebih hati-hati — ia dihapus.

PDF/A-1 ditulis pada 2005 terhadap PDF 1.4, spesifikasi dari 2001. Batasannya menggambarkan apa yang bisa dilakukan PDF seperempat abad lalu, bukan apa yang rapuh. Transparansi dan lapisan tidak lebih rentan daripada bagian PDF lainnya; keduanya hanya belum distandarkan ketika bagian 1 disusun. Bagian 2 meninjaunya kembali, mengizinkannya, dan tetap merupakan standar pengarsipan yang utuh.

Ada satu argumen jujur untuk PDF/A-1b di luar soal kepatuhan: ia bagian tertua dan paling luas diimplementasikan, sehingga sistem internal yang sangat uzur sedikit lebih mungkin menerimanya. Kalau Anda menyerahkan berkas ke sesuatu yang dibangun pada 2008 dan tak ada yang bisa ditanyai, itu alasan yang masuk akal untuk memilihnya. «Rasanya lebih ketat» bukan alasan.

PDF/A-3 dan soal lampiran

PDF/A-3 ada untuk satu tujuan: memungkinkan sebuah PDF arsip membawa berkas sembarang di dalamnya. Bukan berkas PDF/A lain, yang sudah diizinkan PDF/A-2 — melainkan berkas apa pun. Lembar kerja, dokumen XML, gambar CAD.

Kasus yang menjadi alasan perancangannya adalah faktur elektronik hibrida. Format seperti Factur-X dan ZUGFeRD adalah berkas PDF/A-3: satu halaman faktur yang terbaca manusia bagi orang yang harus melihatnya, dengan XML faktur terstruktur tersemat di berkas yang sama bagi sistem akuntansi yang harus memprosesnya. Satu dokumen, dua audiens, tanpa risiko kedua versinya berbeda jalan. Seiring meluasnya kewajiban faktur elektronik terstruktur di Eropa, inilah alasan paling umum orang mengonversi ke 3b.

Kelemahan yang menyertainya adalah alasan sebagian lembaga arsip menolak PDF/A-3 sama sekali. Tak ada apa pun pada wadahnya yang menjamin apa pun tentang muatannya. Anda bisa menyematkan format berpemilik yang dua puluh tahun lagi tak akan dibuka perangkat lunak mana pun, atau lembar kerja yang rumusnya tak bisa dihitung siapa pun, di dalam berkas yang lolos validasi dengan sempurna sebagai arsip. PDF-nya tahan lama; isinya belum tentu.

Cara memilih dalam waktu kurang dari semenit

1. Apakah Anda diberi tahu variannya? Gunakan persis varian itu, termasuk hurufnya. Berkas PDF/A-2b yang sah tetap ditolak sistem yang meminta PDF/A-1b, dan tak ada hal lain dalam artikel ini yang mengalahkan persyaratan yang tersurat.
2. Perlukah Anda menyematkan berkas terbaca mesin — XML faktur, berkas data yang harus ikut bersama dokumen? PDF/A-3b, dan hanya untuk itu.
3. Apakah tujuannya sistem lama, atau aturan yang ditulis seputar PDF/A-1? PDF/A-1b, dengan menerima bahwa transparansi akan diratakan.
4. Selain itu? PDF/A-2b. Inilah pilihan bawaan modern, mempertahankan paling banyak isi dokumen Anda, dan diterima praktis di mana pun PDF/A diterima.

Satu peringatan jika kelak Anda berubah pikiran. Berkas PDF/A yang sudah jadi bisa dikonversi ke varian lain, tetapi konversinya tidak simetris: dari 2b ke 1b akan meratakan transparansi, dan kembali dari 1b ke 2b tidak memulihkannya — informasinya sudah dibuang pada konversi pertama. Simpan dokumen aslinya, bukan hanya salinan arsipnya, dan hasilkan ulang dari sumber ketika persyaratannya berubah.

Tingkat yang tidak ditawarkan kepada Anda

Anda mungkin pernah melihat PDF/A-1a, PDF/A-2u, atau PDF/A-2a disebut-sebut dan bertanya-tanya mengapa konverter jarang menawarkannya. Jawabannya adalah batas yang nyata, bukan fitur yang kebetulan tidak ada.

• Tingkat u menuntut setiap karakter dalam berkas memetakan ke suatu nilai Unicode, agar ekstraksi teks dapat diandalkan. Bisa dicapai bila sumbernya punya teks sungguhan dengan pengodean fon yang benar; mustahil dijamin bila tidak.
• Tingkat a menuntut struktur dokumen bertanda: teks mana yang merupakan judul, sel mana milik tabel mana, dalam urutan apa sebuah halaman dibaca, dalam bahasa apa ia ditulis. Itu adalah informasi semantik tentang makna dokumen.

Sebuah konverter menerima satu halaman berisi glif yang tertata. Ia bisa melihat bahwa sebagian teks lebih besar dan lebih tinggi letaknya; ia tak bisa tahu bahwa hal itu menjadikannya judul, atau bahwa tata letak dua kolom harus dibaca ke bawah dulu lalu ke samping. Ia bisa menebak — dan tebakan keliru yang penuh percaya diri tentang urutan baca lebih buruk bagi pengguna pembaca layar daripada tanpa struktur sama sekali, karena ia menghasilkan omong kosong yang terdengar masuk akal alih-alih kekosongan yang jelas.

Karena itu tingkat a harus datang dari perangkat penulisan, tempat strukturnya masih ada: ekspor PDF bertanda dari Word, InDesign, atau LaTeX, atau tambahkan tandanya secara manual di editor PDF yang lengkap. Kalau persyaratan aksesibilitas mendarat pada dokumen yang selama ini hanya diekspor datar, itu persoalan produksi dokumen dan bukan setelan konversi, dan lebih baik diketahui sekarang daripada setelah dikonversi. Ketika formulir dan anotasi menghalangi salinan arsip yang bersih, meratakannya lebih dulu setidaknya menghapus satu variabel.

Lalu, PDF/A-4?

ISO 19005-4 hadir pada 2020, dibangun ulang di atas PDF 2.0. Ia juga menata ulang penamaan: tingkat a/b/u dipensiunkan, digantikan satu kesesuaian dasar ditambah PDF/A-4f untuk berkas berlampiran dan PDF/A-4e untuk dokumen teknik dengan konten 3D.

Standarnya kokoh, tetapi adopsinya tipis. Portal pengajuan, kebijakan penyerahan, dan jadwal retensi masih secara dominan menyebut PDF/A-1 atau PDF/A-2, dan persyaratan yang ditulis pada 2019 tidak memperbarui dirinya sendiri. Karena itulah konverter kami membidik ketiga varian tingkat b. Kalau suatu saat Anda ditawari PDF/A-4, pastikan pihak yang menerima berkas sudah menyatakan menerimanya: menjadi yang paling awal bukanlah keunggulan pada format yang seluruh tujuannya adalah agar orang lain bisa membukanya.

Konversikan ke varian yang Anda butuhkan

Konversi memakan waktu sekitar setengah menit, tanpa pemasangan dan tanpa pendaftaran, dan berkas yang diunggah dihapus permanen dari server kami setelah dua jam.

Kalau gagasan PDF/A sendiri masih baru bagi Anda — untuk apa standar ini, apa yang diubah konversi pada sebuah dokumen, dan kapan itu sepadan — mulailah dari apa itu PDF/A dan kapan Anda membutuhkannya, yang membahas dasar yang diandaikan artikel ini.

Pertanyaan yang sering diajukan