PDF/A-1b, 2b e 3b quale conviene scegliere davvero?

Uno strumento di conversione chiede se vuoi PDF/A-1b, 2b o 3b, non offre alcuna spiegazione e aspetta. Se un portale o una policy di conservazione ha già indicato una variante, la scelta è già fatta e puoi smettere di leggere dopo la prossima sezione. Se non te l'ha detto nessuno, l'istinto abituale è scegliere l'opzione più severa, dando per scontato che più severo significhi più sicuro. Quell'istinto è sbagliato, e vale la pena capire perché.

Le due cose che si confondono

«PDF/A-2b» sono due risposte indipendenti incollate insieme, e quasi tutta la confusione attorno alla norma nasce dal leggerle come una sola.

• Il numero — 1, 2, 3, 4 — è la parte della ISO 19005 che il file segue: quale edizione della norma e, di conseguenza, quali funzioni di PDF sono ammesse.
• La lettera — b, u, a — è il livello di conformità: quanto del significato del documento, oltre al suo aspetto, deve essere preservato.

Perciò una domanda posta come «PDF/A-1b o PDF/A-2b?» riguarda soltanto il numero. La b è identica in entrambi: la stessa promessa, fatta su un file costruito secondo un'edizione diversa delle regole. Chiarito questo, il confronto diventa piccolo e gestibile.

Che cosa promette davvero la «b»

Il livello b sta per basic, e la sua garanzia è precisa: il file riprodurrà in modo affidabile il proprio aspetto visivo, su qualunque lettore conforme, a tempo indeterminato. I font viaggiano al suo interno, il colore è definito in modo assoluto, nulla dipende dal mondo esterno.

Nota che cosa non rientra in quella promessa. Nulla sull'estrazione del testo. Nulla sulla ricerca. Nulla sulla struttura, sull'ordine di lettura o sulla capacità di uno screen reader di dare senso alla pagina. Un file di livello b è un oggetto garantito nell'aspetto — esattamente ciò a cui punta la maggior parte dei requisiti archivistici, ed esattamente il motivo per cui una pagina scansionata supera la validazione pur restando un'immagine impossibile da cercare.

Che cosa distingue 1b, 2b e 3b

Tutte e tre producono un file autosufficiente, con font incorporati, colore definito, senza cifratura e senza script. Queste parti restano costanti. Ciò che cambia è quali funzioni di PDF possono sopravvivere:

Due righe di quella tabella fanno quasi tutto il lavoro. Le trasparenze sono la differenza pratica tra 1b e 2b: qualsiasi ombra morbida, bagliore o metodo di fusione presente nel documento deve essere convertito per soddisfare PDF/A-1, il che rasterizza quelle zone e può cambiarne l'aspetto. Gli allegati sono l'unica differenza tra 2b e 3b: sotto ogni altro aspetto, PDF/A-3 è PDF/A-2.

La riga sulla dimensione sorprende chi si aspetta che la variante più severa sia la più leggera. PDF/A-1 è vincolato a PDF 1.4, precedente agli stream compressi di oggetti e di riferimenti incrociati che le versioni successive usano per ridurre la struttura interna di un file. Aggiungi le trasparenze convertite e un file 1b è spesso il più grande dei tre. Se la dimensione conta, comprimi prima di convertire, mai dopo.

Perché più severo non vuol dire più sicuro

PDF/A-1 viene abitualmente descritto come la scelta più sicura perché è quello che permette meno. Vale la pena essere precisi su che cosa significhi «permettere meno» nella pratica: la conformità si ottiene distruggendo le funzioni non permesse. Con PDF/A-1 la trasparenza non viene preservata con più cura: viene rimossa.

PDF/A-1 è stato scritto nel 2005 a partire da PDF 1.4, una specifica del 2001. Le sue restrizioni descrivono ciò che PDF sapeva fare un quarto di secolo fa, non ciò che è fragile. Trasparenze e livelli non sono meno durevoli del resto di PDF: semplicemente non erano ancora standardizzati quando fu redatta la parte 1. La parte 2 li ha riconsiderati, ammessi, e resta a tutti gli effetti una norma archivistica.

C'è un argomento onesto a favore di PDF/A-1b al di là della conformità: è la parte più vecchia e più diffusamente implementata, quindi un vetusto sistema interno ha una probabilità leggermente maggiore di accettarla. Se stai depositando su qualcosa costruito nel 2008 e non hai nessuno a cui chiedere, quella è una ragione sensata per sceglierla. «Mi sembrava più severo» non lo è.

PDF/A-3 e la questione degli allegati

PDF/A-3 esiste per un unico scopo: permettere a un PDF archivistico di portare al proprio interno un file arbitrario. Non un altro file PDF/A, cosa che PDF/A-2 già consente, ma qualsiasi file. Un foglio di calcolo, un documento XML, un disegno CAD.

Il caso per cui è stato progettato è la fattura elettronica ibrida. Formati come Factur-X e ZUGFeRD sono file PDF/A-3: una pagina di fattura leggibile per la persona che deve guardarla, con l'XML strutturato della fattura incorporato nello stesso file per il sistema contabile che deve elaborarla. Un documento, due destinatari e nessun rischio che le due versioni divergano. Con la diffusione in Europa degli obblighi di fatturazione elettronica strutturata, questa è diventata la ragione più comune per convertire in 3b.

La debolezza corrispondente è il motivo per cui alcuni archivi rifiutano del tutto PDF/A-3. Nulla nel contenitore garantisce alcunché sul contenuto. Puoi incorporare un formato proprietario che nessun software aprirà tra vent'anni, o un foglio di calcolo le cui formule nessuno potrà valutare, dentro un file che valida perfettamente come archivistico. Il PDF è durevole; ciò che contiene può non esserlo.

Come scegliere in meno di un minuto

1. Ti hanno indicato una variante? Usa esattamente quella, lettera compresa. Un file PDF/A-2b valido viene respinto da un sistema che ha chiesto PDF/A-1b, e nient'altro in questo articolo prevale su un requisito esplicito.
2. Devi incorporare un file leggibile dalle macchine — XML di fattura, un file di dati che deve viaggiare con il documento? PDF/A-3b, e solo allora.
3. La destinazione è un sistema datato o una regola scritta attorno a PDF/A-1? PDF/A-1b, accettando che le trasparenze verranno convertite.
4. Tutto il resto? PDF/A-2b. È l'impostazione predefinita moderna, conserva di più del tuo documento ed è accettato sostanzialmente ovunque sia accettato PDF/A.

Un avvertimento se in seguito cambi idea. Puoi convertire un file PDF/A già finito in un'altra variante, ma le conversioni non sono simmetriche: passare da 2b a 1b converte le trasparenze, e tornare da 1b a 2b non le ripristina, perché l'informazione è stata scartata alla prima conversione. Conserva il documento originale, non solo la copia archivistica, e rigenera dalla fonte quando il requisito cambia.

I livelli che non ti sono stati offerti

Potresti aver visto citare PDF/A-1a, PDF/A-2u o PDF/A-2a e esserti chiesto perché i convertitori li offrano di rado. La risposta è un limite reale, non una funzione mancante.

• Il livello u richiede che ogni carattere del file corrisponda a un valore Unicode, così che l'estrazione del testo sia affidabile. È raggiungibile quando l'originale contiene testo vero con codifiche dei font corrette; impossibile da garantire quando non le ha.
• Il livello a richiede una struttura del documento con tag: quale testo è un'intestazione, quali celle appartengono a quale tabella, in quale ordine va letta una pagina, in quale lingua è scritta. Sono informazioni semantiche sul significato del documento.

Un convertitore riceve una pagina di glifi posizionati. Può vedere che un certo testo è più grande e più in alto; non può sapere che questo ne fa un'intestazione, né che un impaginato a due colonne va letto prima in verticale e poi di lato. Può tirare a indovinare — e un errore sicuro di sé sull'ordine di lettura è peggiore, per chi usa uno screen reader, dell'assenza di struttura, perché produce un'assurdità plausibile invece di una lacuna evidente.

Il livello a deve quindi arrivare dallo strumento di redazione, dove la struttura esiste ancora: esporta un PDF con tag da Word, InDesign o LaTeX, oppure aggiungi i tag a mano in un editor PDF completo. Se un requisito di accessibilità è piombato su documenti esportati sempre e solo piatti, quello è un problema di produzione documentale e non un'impostazione di conversione, ed è meglio scoprirlo ora che dopo. Quando moduli e annotazioni ostacolano una copia archivistica pulita, appiattirli prima elimina almeno una variabile.

E PDF/A-4?

La ISO 19005-4 è arrivata nel 2020, ricostruita su PDF 2.0. Riorganizza anche la nomenclatura: i livelli a/b/u vengono ritirati e sostituiti da una conformità di base più PDF/A-4f per i file con allegati e PDF/A-4e per i documenti di ingegneria con contenuti 3D.

È una norma solida con un'adozione esile. Portali di deposito, policy archivistiche e piani di conservazione continuano a indicare in modo schiacciante PDF/A-1 o PDF/A-2, e un requisito scritto nel 2019 non si aggiorna da solo. Per questo il nostro convertitore punta alle tre varianti di livello b. Se un giorno ti viene offerto PDF/A-4, verifica che chi riceve il file abbia dichiarato di accettarlo: essere in anticipo non è un vantaggio in un formato il cui scopo è che qualcun altro possa aprirlo.

Converti nella variante che ti serve

La conversione richiede circa mezzo minuto, senza installazione né registrazione, e i file caricati vengono eliminati definitivamente dai nostri server dopo due ore.

Se l'idea stessa di PDF/A è nuova per te — a che cosa serve la norma, che cosa cambia la conversione in un documento e quando ne vale la pena — parti da che cos'è il PDF/A e quando serve, che copre il terreno che questo articolo dà per acquisito.

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