Che cos'è il PDF/A e quando serve davvero

Qualcuno ti ha chiesto un file PDF/A. Forse il portale di deposito di un tribunale, forse un responsabile d'archivio, forse un sistema di deposito universitario — e probabilmente senza spiegarti quale sia la differenza né perché conti. La parte rassicurante è che il PDF/A non è un nuovo formato da imparare. È un normale PDF privato delle parti inaffidabili.

La parte meno rassicurante è che le restrizioni sono abbastanza severe da non essere soddisfatte dalla maggior parte dei PDF già in circolazione. Per questo la conversione è un vero passaggio di elaborazione e non una semplice rinomina.

Che cos'è davvero il PDF/A

Il PDF/A è definito dalla norma ISO 19005, pubblicata per la prima volta nel 2005. Non è un tipo di file a parte: un file PDF/A termina ancora in .pdf, si apre in qualunque lettore tu abbia già e appare identico al documento da cui proviene. A renderlo PDF/A è il fatto che rispetta un elenco documentato di restrizioni — e dichiara nei propri metadati quale versione di quell'elenco segue.

La norma è stata estesa quattro volte, e le parti non sono intercambiabili. Ognuna è stata scritta a partire dalla specifica PDF della propria epoca:

Accanto al numero della parte, ogni file porta un livello di conformità: la lettera che vedi in sigle come PDF/A-2b. La lettera appartiene a un asse completamente diverso dal numero, e confondere i due è il fraintendimento più comune sulla norma:

• Livello b (basic). Il file riprodurrà in modo affidabile il proprio aspetto visivo anche in futuro. È tutta qui la promessa: non viene garantito nulla sull'estrazione o sulla ricerca del testo.
• Livello u (Unicode). Il livello b, più la garanzia che ogni carattere della pagina corrisponda a un valore Unicode, così che il testo possa essere estratto e cercato in modo affidabile. Introdotto con il PDF/A-2.
• Livello a (accessible). Il livello u, più una struttura del documento con tag: intestazioni, tabelle, ordine di lettura e lingua, cioè le informazioni di cui uno screen reader ha bisogno per dare senso a una pagina.

Quasi tutto ciò che viene richiesto nella pratica è un file di livello b, per una ragione spiegata più avanti: i livelli u e a richiedono informazioni che un convertitore non può inventare se il documento di partenza non le ha mai avute.

La regola da cui discende tutto il resto

Ogni restrizione della ISO 19005 serve un unico requisito: il file deve contenere tutto ciò che gli occorre per mostrarsi, senza dipendere da nulla che stia al di fuori. Non da un font installato sulla tua macchina, non da un profilo colore che il tuo monitor usa per caso, non da un server che risolve un collegamento, non da una password che qualcuno ha annotato nel 2026.

Una volta accettato questo requisito, le regole smettono di sembrare arbitrarie e diventano ovvie:

• Ogni font deve essere incorporato, e incorporato con una licenza che lo consenta. Un file che rimanda ad Helvetica aspettandosi che sia il lettore a fornirla sta scommettendo su un computer del futuro.
• Il colore deve essere definito in modo assoluto, tramite un profilo di output ICC incorporato, anziché lasciato a ciò che decide lo schermo. Altrimenti «questa tonalità di rosso» fra cinquant'anni non significherà più nulla.
• La cifratura è vietata. Una chiave è una dipendenza, e le dipendenze si perdono.
• Niente JavaScript, niente audio o video incorporati, niente azioni di avvio. Un comportamento che non può essere garantito è un comportamento che non può essere archiviato.
• Nessun riferimento a contenuti esterni. Tutto ciò che viene mostrato deve risiedere dentro il file.
• I metadati devono essere presenti in XMP, in una forma documentata e leggibile dalle macchine, inclusa la dichiarazione della parte e del livello che il file rivendica.

Che cosa cambia la conversione nel tuo file

La conversione non è un timbro apposto su un documento intatto. Vengono aggiunte, rimosse e riscritte delle cose, e conviene sapere quali prima di sostituire un originale:

L'aumento di dimensione coglie impreparati quasi tutti. Un documento di dieci pagine che usava solo font di sistema può crescere in modo sensibile quando quei font iniziano a viaggiare al suo interno. Se il file deve anche rientrare in un limite di caricamento, comprimilo prima: comprimere dopo riscrive il file e in genere annulla la conformità appena ottenuta.

Dichiararsi PDF/A ed esserlo davvero

Ecco la distinzione che decide se il tuo deposito verrà accettato. La dichiarazione che un file è, poniamo, PDF/A-2b risiede nei metadati XMP di quel file — e la scrive il programma che lo ha prodotto. Nulla impedisce a un software di apporre la dichiarazione e poi generare un documento che viola le regole.

Perciò la domanda «questo file è PDF/A?» ha due risposte diverse: ciò che il file dice di sé e ciò che una verifica indipendente delle regole ISO rileva. Un lettore che ti mostra un contrassegno PDF/A ti sta riferendo la prima. I portali di deposito verificano la seconda.

Il validatore di riferimento è veraPDF: gratuito, open source, sviluppato nell'ambito di un programma finanziato dall'UE e sostenuto dalla PDF Association. Esegue il controllo di conformità completo e segnala gli errori regola per regola, indicando gli oggetti responsabili invece di limitarsi a dire «non valido». Il preflight di Acrobat fa lo stesso lavoro in ambito commerciale. Se un registro, un tribunale o un'autorità richiede una prova di conformità, valida tu stesso il file invece di fidarti del contrassegno di un visualizzatore.

Quando serve davvero

Il PDF/A vale il compromesso in un insieme di situazioni più ristretto di quanto suggerisca il marketing che lo circonda. Quelle autentiche hanno un filo comune: qualcuno che non sei tu dovrà aprire questo documento dopo che il software che l'ha prodotto sarà sparito.

• Depositi giudiziari e presso le autorità. Molti sistemi di deposito elettronico richiedono il PDF/A o lo raccomandano nelle proprie istruzioni, e respingono i file che non superano la validazione.
• Archivi istituzionali e conservazione documentale. Gli archivi nazionali e universitari indicano di norma una parte e un livello di PDF/A come formato di deposito accettato.
• Tesi e deposito accademico. I repository universitari sono tra gli utilizzatori più costanti della norma, perché conservano documenti sul lungo periodo per definizione.
• Documenti con un periodo di conservazione obbligatorio. Contratti, fascicoli di audit, documentazione fiscale, del personale e sanitaria che devono restare leggibili per anni per legge e non per preferenza.
• Fatture elettroniche ibride. Formati come Factur-X e ZUGFeRD sono file PDF/A-3 che trasportano l'XML della fattura all'interno di una pagina di fattura leggibile da una persona: un solo file, leggibile sia da un essere umano sia da un sistema contabile.
• Depositi di brevetti e di norme. Gli enti che mantengono registri pubblici permanenti tendono a specificare il formato in cui li conserveranno.

Se un requisito indica una variante precisa — PDF/A-1b anziché «PDF/A» — trattalo come vincolante. Un file PDF/A-2b valido verrà respinto da un sistema che pretende PDF/A-1b, e il messaggio di rifiuto raramente spiega il perché. Il nostro articolo complementare su come scegliere tra 1b, 2b e 3b spiega che cosa cambia davvero.

Quando non serve

La maggior parte dei PDF non dovrebbe essere in PDF/A, e vale la pena dirlo chiaramente perché buona parte di ciò che si scrive sull'argomento lascia intendere il contrario.

• Documenti di vita breve. Una fattura che cancellerai dopo il pagamento, una bozza che circola per commenti, un report letto una volta sola: nessuno di questi deve sopravvivere a un cambio di secolo.
• Tutto ciò che deve restare interattivo. Moduli guidati da script, contenuti multimediali incorporati, campi calcolati. Le funzioni che li fanno funzionare sono esattamente quelle che la norma rimuove.
• File con un limite di dimensione stretto. La conversione fa crescere il file; un portale che limita i caricamenti a 10 MB può essere il vincolo più duro.
• Documenti molto grafici, se ti viene imposto il PDF/A-1. La conversione delle trasparenze cambia il modo in cui vengono resi ombre, bagliori e metodi di fusione. Il PDF/A-2 li conserva.

Il PDF/A ti costa dimensione del file e funzionalità, e ti compra leggibilità fra decenni. Quando nessuno leggerà il documento fra decenni, non c'è motivo di pagare.

La trappola del documento scansionato

Questo è il guasto che riemerge anni dopo, molto tempo dopo che qualcuno potrebbe ancora ripararlo a poco prezzo. Un documento scansionato si converte in PDF/A senza alcun problema e supera la validazione senza una lamentela, perché una scansione è un'immagine e il livello b promette soltanto che quell'immagine continuerà a essere visualizzata correttamente.

Ciò che l'archivio riceve è un file conforme, permanente e del tutto impossibile da cercare. Al momento del deposito non se ne accorge nessuno. Emerge quando qualcuno deve trovare tutti i contratti che citano una certa clausola in dieci anni di pratiche, e l'unico modo è aprirli uno alla volta e leggerli.

A rigore, la garanzia sul testo appartiene al livello u e non al livello b, e nessun convertitore può promettere che un file di livello b sia ricercabile. Nella pratica, un file di livello b con un buon livello OCR si comporta come un documento ricercabile; uno che ne è privo non lo sarà mai.

Converti un PDF in PDF/A in tre passaggi

Convertire con PdfDocShift richiede circa mezzo minuto e non necessita di installazione né di registrazione. I file caricati vengono eliminati definitivamente dai nostri server dopo due ore.

Come verificare che un file sia davvero PDF/A

Cinque verifiche, nell'ordine che individua i problemi più in fretta:

1. Leggi ciò che il file dichiara. Acrobat mostra una barra della norma in cima a un documento PDF/A; altri lettori indicano la norma nelle proprietà del documento. Questo ti dice ciò che il file afferma di sé: è un inizio, non un verdetto.
2. Valida rispetto alle regole ISO. veraPDF è gratuito, open source e segnala gli errori regola per regola indicando l'oggetto responsabile. È la risposta a cui arriverà un portale di deposito, indipendentemente dalla tua.
3. Controlla che la variante corrisponda al requisito. Un file PDF/A-2b perfettamente valido fallisce davanti a un sistema che pretende il PDF/A-1b. I validatori indicano la parte e il livello che hanno rilevato: confrontali con ciò che ti è stato realmente chiesto.
4. Controlla i font. Proprietà del documento → Font. Ogni voce dovrebbe riportare Incorporato o Sottoinsieme incorporato. Un solo font non incorporato è il segnale più rapido che un file non è mai stato convertito.
5. Conserva il documento di partenza. La conversione comporta perdite nei modi descritti sopra, e non esiste una retromarcia. Tieni ciò da cui puoi rigenerare il file: il PDF originale o, meglio ancora, il documento da cui è stato esportato.

Un'abitudine che vale la pena inserire in qualunque processo che produce archivi: valida un campione anziché tutto, ma validalo nel momento del deposito. Un difetto di conformità individuato quel giorno si risolve in due minuti. Lo stesso difetto individuato in un audit tre anni dopo diventa un progetto.

Domande frequenti