휴대폰으로 문서를 스캔해 바로 보낼 수 있는 PDF 만들기

이 요청은 끊이지 않고 들어옵니다. 서명한 서식, 주소 증명, 여권 페이지, 경비 정산용 영수증. 그리고 언제나 같은 단어가 쓰입니다 — 스캔본. 이제 스캐너를 가진 사람은 거의 없습니다. 진짜 문서 스캐너가 들어 있는 휴대폰은 거의 모두가 가지고 있지만, 대부분은 그것을 한 번도 열어본 적이 없습니다. 카메라 앱 안에 있지 않고, 홈 화면 어디에도 그 존재를 알리는 표시가 없기 때문입니다.

이 구분은 들리는 것보다 훨씬 무겁습니다. 종이의 사진과 같은 종이의 스캔본은 파일 이름 이상으로 다릅니다. 하나는 그 방에 마침 있던 빛 아래에서 살짝 비스듬히 찍은 문서 이미지이고, 다른 하나는 보정되고 평평해지고 정규화된 복제본으로 사람도 자동 시스템도 실제로 처리할 수 있습니다. 이 글은 두 플랫폼의 기본 스캐너, 결과물을 좌우하는 기술적 선택, 그리고 PDF를 손에 넣은 다음 해야 할 일을 다룹니다.

종이 사진이 스캔이 아닌 이유

종이 위에 휴대폰을 들고 있으면 완벽히 평행하면서 동시에 완벽히 가운데인 상태로 둘 수 없습니다. 언제나 축에서 조금 벗어나 있고, 그래서 페이지의 직사각형은 사진 속에서 사다리꼴로 들어옵니다. 가까운 쪽이 넓고 먼 쪽이 좁죠. 눈은 이를 자동으로 보정하므로 당신에게는 사진이 멀쩡해 보입니다. 받는 사람에게는 멀쩡하지 않고, 그것을 읽어야 하는 소프트웨어에게는 상당히 더 나쁩니다.

스캐너 모드는 사진이 망가진 채로 두는 네 가지를 바로잡습니다.

• 원근. 페이지의 네 모서리를 찾아, 페이지가 진짜 직사각형으로 돌아올 때까지 이미지를 변형합니다. 눈에 보이는 차이 중 가장 큽니다.
• 잘라내기. 책상, 식탁보, 손, 화면 가장자리의 그림자를 걷어내고 페이지만 남깁니다.
• 조명. 노출을 페이지 전체에 고르게 맞춰, 창가 쪽 모서리가 날아가고 반대편 모서리는 회색으로 남는 상태를 없앱니다.
• 대비. 종이는 흰쪽으로, 잉크는 검은쪽으로 밀어냅니다. 글자가 흐릿하지 않고 또렷해지는 이유이자, 나중에 문자 인식이 작동하게 만드는 조건입니다.

실제 결과는 이렇습니다. 스캔된 페이지는 한눈에 깔끔하게 읽히고 인쇄에도 견딥니다. 반면 사진으로 찍은 페이지는 곧바로 휴대폰 스냅이라는 것을 드러냅니다. 임대인이나 입학처에게는 그저 전문성이 없어 보이는 정도지만, 보험 청구나 법적 제출물에서는 반려 사유가 될 수 있습니다.

iPhone·iPad에서 스캔하기

iOS에는 iOS 11부터 진짜 문서 스캐너가 있습니다. 아무도 찾아보지 않는 '메모' 앱 안에 숨어 있죠. '파일' 앱을 거치는 경로도 있는데, PDF만 필요하다면 그쪽이 더 낫습니다.

'파일' 앱에서 (바로 PDF가 만들어짐)

'메모'에서 (스캔본을 다른 자료와 함께 둘 때)

'메모'를 열고 메모를 새로 만들거나 기존 메모를 연 뒤, 키보드 위 카메라 아이콘을 탭하고 '도큐멘트 스캔'을 선택합니다. 촬영 과정은 동일합니다. 다른 점은 결과가 어디로 가느냐입니다. 스캔본은 파일로 저장되는 대신 메모 안에 삽입됩니다. PDF로 꺼내려면 스캔본을 탭한 다음 '공유' → '파일에 저장'. 스캔본이 더 큰 메모 묶음의 일부일 때는 이 경로를, 문서만 필요할 때는 '파일'을 쓰세요.

Android 휴대폰에서 스캔하기

Android에서 가장 믿을 만한 스캐너는 Google 드라이브 안에 있습니다. 거의 모든 기기에 기본 탑재되어 있고, 제조사의 카메라 소프트웨어에 의존하지 않습니다.

삼성, 샤오미, 원플러스, 픽셀 기기에는 자체 갤러리나 카메라 앱에도 스캐너가 있는 경우가 많고, Google 포토는 뷰파인더에서 문서를 인식할 수 있습니다. 다들 작동하기는 하지만 버전과 제조사 UI에 따라 위치가 옮겨 다니고, 그중 여럿은 PDF가 아니라 이미지로 저장합니다. 드라이브는 어떤 Android 휴대폰에서도 똑같이 동작하는 경로이며, 기억해둘 값어치가 있는 이유가 그것입니다.

품질을 결정하는 다섯 가지

원근과 대비는 소프트웨어가 처리합니다. 남는 것은 전부 물리적인 문제이며 30초의 준비를 들일 만합니다. 잘못 찍힌 페이지는 어떤 후처리로도 되살아나지 않기 때문입니다.

다섯 가지를 다 합친 것보다 값진 습관이 하나 있습니다. 보내기 전에 최대로 확대해 결과를 확인하는 것입니다. 페이지에서 가장 작은 글자까지 당겨보세요. 자기 화면에서 편하게 읽히지 않는다면 받는 사람도 읽지 못하고, 처리를 맡은 어떤 소프트웨어도 읽지 못합니다. 다시 스캔하는 데 15초, 재제출 요구를 받는 데 일주일입니다.

여러 쪽 문서와 페이지 순서

두 기본 스캐너 모두 멈추라고 할 때까지 같은 문서에 페이지를 계속 더합니다. 이것이 올바른 동작이며, 카메라 대신 이쪽을 쓸 이유이기도 합니다. 여섯 쪽짜리 계약서는 하나의 여섯 쪽 PDF로 도착해야 합니다. 여섯 개의 낱개 파일은 받는 사람이 놓칠 수 있는 여섯 가지이고, 게다가 많은 업로드 양식은 어차피 첨부를 하나만 받습니다.

읽는 순서대로 스캔하면 이 문제는 애초에 생기지 않습니다. 그래도 페이지 순서가 어긋났거나 한 쪽을 두 번 스캔했다면 PDF 정리로 바로잡으세요. 문서를 다시 만들지 않고도 개별 페이지를 재배열하고 회전하고 삭제할 수 있습니다. 하나여야 했던 PDF가 여러 개로 나뉘었다면 PDF 병합이 지정한 순서대로 이어 붙입니다.

스캔 대신 전부 사진으로 찍어 사진첩이 JPG로 가득하더라도 막힌 것은 아닙니다. 이미지를 PDF로는 여러 이미지를 한 번에 받아 올바른 순서로 끌어놓게 하고 하나의 문서로 내보냅니다. 나중에 덧붙일 수 없는 것이 원근 보정이므로 결과물이 진짜 스캔본에 미치지는 못하지만, 구조는 제대로 잡힙니다. 이 경우의 전체 절차는 이미지를 PDF로 변환하는 방법에 있습니다.

스캔본을 검색 가능하게 만들기

여기가 거의 모두가 건너뛰는 단계이고, '그냥 존재하는 PDF'와 '정말 쓸모 있는 PDF'를 가르는 지점입니다. 스캔본은 글자의 사진이지 글자가 아닙니다. 문장을 선택할 수도, 이름을 검색할 수도, 계좌번호를 복사할 수도 없습니다. 컴퓨터에게 그것은 해변 사진과 다를 바 없는 의미의 이미지일 뿐입니다.

광학 문자 인식이 이를 해결합니다. 이미지 속 문자를 읽어내고 그 아래에 보이지 않는 텍스트 층을 써넣죠. 페이지의 겉모습은 완전히 같고 동작은 완전히 달라집니다 — 검색되고, 선택되고, 복사되고, 스크린 리더가 읽을 수 있습니다. 완성된 스캔본을 OCR PDF에 통과시키면 몇 초면 끝납니다.

아무도 요구하지 않아도 해둘 만한 세 가지 이유. 2년 뒤 그 문서를 다시 찾고 싶어질 때, 당신은 파일 이름을 떠올리는 대신 그 안의 단어를 검색할 것입니다. 받는 사람은 참조 번호를 다시 입력하기보다 복사해야 하는 경우가 많습니다. 그리고 이미지로만 이루어진 PDF를 아예 거부하는 기관 업로드 시스템이 점점 늘고 있습니다 — 자기네 처리 과정이 그것을 읽지 못하기 때문입니다.

OCR 정확도는 촬영 품질에 거의 전적으로 달려 있으며, 위의 기술 항목이 중요한 이유가 그것입니다. 깨끗하고 대비가 살아 있으며 반듯하게 세워진 글자는 매우 높은 정확도로 인식됩니다. 같은 페이지를 어둡고 비스듬하게 찍은 사진은 오류투성이 텍스트 층을 만듭니다 — 쓸모없는 정도가 아니라 해롭습니다. 이후 분명히 있어 보이는 단어에서 검색이 조용히 실패하기 때문입니다.

파일이 너무 커서 업로드가 안 될 때

휴대폰 센서는 대단히 많은 데이터를 만들어냅니다. 열 쪽 스캔은 어렵지 않게 20~50MB에 이르는데, 이는 대부분 이메일 서비스의 첨부 한도를 넘고 많은 관공서·대학 업로드 양식이 받아들이는 범위를 크게 웃돕니다.

첫 번째 해결은 촬영 시점에 있습니다. 흰 종이에 검은 글자인 문서라면 컬러 대신 흑백이나 흑백 음영 필터를 쓰세요. 글자 페이지의 2색 스캔은 당신이 아끼는 것을 하나도 잃지 않은 채 컬러본의 10분의 1 용량이 될 수 있습니다. 컬러는 색이 의미를 지니는 경우 — 직인, 파란 잉크 서명, 형광펜을 그은 문단, 사진 — 를 위해 남겨두세요.

이미 저장된 문서라면 PDF 압축에 통과시키세요. 페이지 구조는 건드리지 않고 삽입된 이미지를 다시 인코딩합니다. 일반적으로 10MB 미만을, 오래된 기관 포털을 상대할 때는 5MB 미만을 목표로 하세요. 그런 포털은 스스로 밝히는 것보다 엄격한 경우가 많습니다. 그래도 들어가지 않으면 PDF 분할이 따로 보낼 수 있는 조각으로 나눠줍니다.

알아둘 만한 순서 하나. OCR은 강한 압축 전에 돌리세요, 후가 아니라. 공격적인 압축은 인식이 기대는 문자 가장자리를 바로 그만큼 뭉개버립니다. 똑같이 스캔한 같은 페이지라도 압축 후에는 OCR 결과가 나빠집니다. 스캔, OCR, 그다음 압축입니다.

휴대폰으로 부족한 경우

휴대폰 스캔은 정말 좋아졌고, 일상적인 요청의 압도적 다수에서는 평판 스캔과 구분되지 않습니다. 그래도 잘못된 도구인 경우는 남아 있습니다.

• 제본된 책과 두꺼운 문서. 페이지가 책등 쪽으로 휘어 들어가고, 어떤 보정 알고리즘도 그 골에 있는 글자를 되살리지 못합니다. 책을 평평하게 누른 평판 스캐너만이 좋은 답입니다.
• 많은 분량. 쉰 쪽을 한 장씩은 솔직히 20분의 고역입니다. 급지 장치가 있는 스캐너는 지켜보지 않아도 해냅니다.
• 인증된 사본이 필요한 모든 것. 일부 법률·의료 절차는 정해진 해상도의 스캐너 출력을 명시하며, 휴대폰 촬영은 아무리 좋아 보여도 그 요건을 충족하지 못합니다.
• 미세한 디테일과 보존용 작업. 사진, 미술 작품, 기술 도면, 그리고 섬세한 계조가 중요한 모든 것은 진짜 광학 해상도와 통제된 광원을 필요로 합니다.

서명한 서식, 공과금 고지서, 영수증, 증명서, 계약서 — 요구되는 것은 거의 언제나 이것들입니다 — 라면 주머니 속 휴대폰이 올바른 도구이며, 이미 여러 해 전부터 그랬습니다.

자주 묻는 질문