Dodaj Numery Bates do każdej strony — zbudowane dla prawniczej discovery

Czym jest numeracja Bates — i dlaczego potrzebuje jej każda produkcja prawna?

to metoda umieszczania unikalnego, sekwencyjnego identyfikatora na każdej stronie dokumentu — zwykle prefiksu, po którym następuje licznik wypełniony zerami, np. ABC000001, ABC000002, ABC000003. Jest to uniwersalna konwencja w prawnym discovery, e-discovery i produkcji dokumentów: każda dostarczona strona otrzymuje jeden numer Bates, dzięki czemu każda strona w sprawie może jednoznacznie odwołać się do konkretnej strony spośród tysięcy lub milionów dokumentów. Protokół przesłuchania może zawierać cytat „Smith Dep. 47:12 odnoszący się do ABC014892" i każdy prawnik, paralegal, sędzia i biegły dokładnie wie, o której stronie w całej produkcji jest mowa. Konwencja jest tak głęboko zakorzeniona w praktyce procesowej, że dostarczanie dokumentów bez stempli Bates jest właściwie błędem proceduralnym — strona otrzymująca nie może przeprowadzić meet-and-confer dotyczącego konkretnych stron, a strona dostarczająca nie ma żadnego rzetelnego sposobu, by udowodnić, co faktycznie zostało dostarczone.

Nazwa pochodzi od Bates Manufacturing Company, która opatentowała mechaniczne urządzenie stemplujące w 1891 roku — mały sprzęt biurowy, który automatycznie zwiększał sześciocyfrowy numer za każdym razem, gdy jego napuszczone tuszem ramię uderzyło w stronę. Gdy amerykańskie spory sądowe stały się bardziej złożone w ciągu XX wieku, ta mała, przyziemna rzecz stała się domyślną metodą jednoznacznego etykietowania każdego dokumentu wyprodukowanego w discovery, a prawnicy zaczęli nazywać akt jego stemplowania po prostu Bates stamping.

Prefiks, cyfry, pozycja, czcionka, numer początkowy — wszystkie opcje pieczęci Bates wyjaśnione

Tekst poprzedzający licznik. Konwencje są różne: wiele kancelarii używa skrótu sprawy (SMITH_v_JONES_), inicjałów strony dostarczającej (DEF, PLF, ABC), wewnętrznego kodu przeglądu (PROD2024_) lub kodu kancelarii. Prefiks jest taki sam na każdej stronie produkcji, ale zwykle zmienia się między stronami dostarczającymi — aby strona otrzymująca od razu widziała, z której strony pochodzi dana strona.

Liczba cyfr. Licznik jest uzupełniany zerami do stałej szerokości — to właśnie wyrównuje stemple wizualnie i pozwala systemom plików na ich prawidłowe sortowanie. Bez uzupełniania zerami ABC1, ABC10 i ABC2 zostałyby posortowane jako ABC1, ABC10, ABC2 — porządek alfabetyczny, ale wprowadzający w błąd. Z sześciocyfrowym uzupełnianiem zerami ABC000001, ABC000002 i ABC000010 są sortowane poprawnie w dowolnym narzędziu lub systemie operacyjnym.

Numer początkowy. To właśnie sprawia, że zakresy Batesa są łączny. Jeśli twoja poprzednia produkcja zakończyła się na ABC000485 i twoja druga produkcja zaczyna się od ABC000486, zakresy są ciągłe i łatwo cytowalne. Jeśli zamiast tego zaczyna się od ABC000500 z luką, strona przeciwna zapyta, co stało się ze stronami 486–499 — i musisz być gotowy odpowiedzieć.

Obsługiwanych jest sześć standardowych pozycji: prawy dolny (domyślny i najczęstszy w postępowaniach w USA), środek dolny, lewy dolny, prawy górny, środek górny i lewy górny. Pieczęć jest wciągnięta z bezpiecznym marginesem od krawędzi strony, aby nie była obcięta przy drukowaniu, a ta sama pozycja stosowana jest na każdej stronie, aby produkcja była wizualnie spójna. Wybierz pozycję, która nie nakłada się na istniejącą stopkę lub nagłówek dokumentu — prawy dolny jest bezpieczny dla niemal wszystkich dokumentów korporacyjnych i prawnych.

Czcionka, rozmiar i kolor. Helvetica, Times Roman lub Courier w dowolnym rozmiarze od 6 do 36 punktów, w kolorze czarnym, czerwonym lub średnim szarym. Helvetica jest domyślna i jest tym, czego oczekuje większość sądów i kancelarii. Jeśli twój stempel jest nieco duży, rozważ zmniejszenie rozmiaru czcionki do 9pt — pozostaje czytelny i pozostawia więcej miejsca na zawartość strony.

Kto naprawdę używa numeracji Bates?

Adwokaci procesowi i prawnicy stemplują każdy dokument wyprodukowany w discovery — odpowiedzi na przesłuchania, wnioski o dokumenty i dokumenty stron trzecich — przed ich wymianą. Strona produkująca stempluje najpierw, generując manifest każdego wyprodukowanego zakresu Batesa. Strona odbierająca następnie organizuje produkcję według Batesa podczas ładowania do swoich systemów przeglądu e-discovery. Zeznania cytują świadków z konkretnym numerem Batesa; notatki podsumowują dowody, odwołując się do zakresów Batesa; a zgłoszenia sądowe odnoszą się do zakresów Batesa w każdym cytacie.

Jak PdfDocShift stempluje Twój plik

Potok jest celowo minimalny. Stage 1 — overlay generation: dla każdej strony w twoim PDF renderujemy mały obraz — szerokości zaledwie kilkuset pikseli — i analizujemy go pod kątem pokrycia tuszem. Stage 2 — page stamping: jeśli strona mieści się w progu czułości, oznaczamy ją. drawText budujemy nowy PDF, kopiując tylko nieoznaczone strony za pomocą pdf-lib. Bez ponownego renderowania lub kompresji; pozostałe strony są bit po bicie identyczne z oryginałami.

Najlepsze praktyki dla czystej produkcji

Wybierz prefiks i szerokość cyfr przed rozpoczęciem sprawy i utrzymuj je stałe w każdej produkcji. Zmiana ich w trakcie sprawy tworzy niejednoznaczności cytowania, które prześladują zespół przez lata. Reserve a comfortable digit width robi to samo dla formatu — sześć cyfr wszędzie lub nigdzie.