PDF/A-1b, 2b ve 3b gerçekte hangisini seçmelisiniz?

Bir dönüştürme aracı PDF/A-1b mi, 2b mi, 3b mi istediğinizi soruyor, hiçbir açıklama sunmuyor ve bekliyor. Bir portal ya da bir arşiv politikası zaten bir tür belirttiyse seçim sizin adınıza yapılmıştır ve bir sonraki bölümden sonra okumayı bırakabilirsiniz. Kimse bir şey söylemediyse, alışılmış içgüdü en katı seçeneği almaktır — daha katının daha güvenli olduğu varsayımıyla. Bu içgüdü yanlıştır ve nedenini anlamaya değer.

Karıştırılan iki şey

«PDF/A-2b», birbirinden bağımsız iki yanıtın yan yana yapıştırılmış hâlidir ve standartla ilgili karışıklıkların neredeyse tamamı bunları tek bir şey gibi okumaktan doğar.

• Sayı — 1, 2, 3, 4 — dosyanın izlediği ISO 19005 bölümüdür: standardın hangi sürümü ve dolayısıyla hangi PDF özelliklerine hiç olmazsa izin verildiği.
• Harf — b, u, a — uyum düzeyidir: belgenin görünümünün ötesinde, anlamından ne kadarının korunması gerektiği.

Yani «PDF/A-1b mi PDF/A-2b mi?» biçiminde sorulan bir soru yalnızca sayıyı sorar. b her ikisinde de aynıdır: kuralların farklı bir sürümüne göre kurulmuş bir dosya hakkında verilen aynı söz. Bu netleştiğinde karşılaştırma küçülür ve kolayca ele alınır hâle gelir.

«b» gerçekte neyi vaat eder

b düzeyi basic anlamına gelir ve güvencesi nettir: dosya, uyumlu herhangi bir okuyucuda, süresiz olarak kendi görsel görünümünü güvenilir biçimde yeniden üretecektir. Yazı tipleri onun içinde yolculuk eder, renk mutlak biçimde tanımlıdır, hiçbir şey dış dünyaya bağlı değildir.

Bu vaatte bulunmayanlara dikkat edin. Metin çıkarma hakkında hiçbir şey. Arama hakkında hiçbir şey. Yapı, okuma sırası ya da bir ekran okuyucunun sayfayı anlamlandırması hakkında hiçbir şey. b düzeyindeki bir dosya, doğru görüneceği garanti edilmiş bir nesnedir — arşiv gereksinimlerinin çoğunun peşinde olduğu tam olarak budur ve taranmış bir sayfanın, aranamayan bir görüntü olarak kalmaya devam ederken doğrulamayı geçmesinin nedeni de tam olarak budur.

1b, 2b ve 3b arasındaki farklar

Üçü de gömülü yazı tipleri, tanımlı renk, şifreleme ve betik olmaksızın kendi kendine yeten bir dosya üretir. Bu kısımlar sabittir. Değişen şey, hangi PDF özelliklerinin hayatta kalmasına izin verildiğidir:

Bu tablodaki iki satır işin çoğunu görür. Saydamlık, 1b ile 2b arasındaki pratik farktır: belgenizdeki her yumuşak gölge, parlama ya da karışım modu, PDF/A-1'i karşılamak için düzleştirilmek zorundadır; bu da o bölgeleri rasterleştirir ve görünümlerini değiştirebilir. Ekler, 2b ile 3b arasındaki tek farktır; diğer her bakımdan PDF/A-3, PDF/A-2'dir.

Boyut satırı, en katı türün en hafifi olmasını bekleyenleri şaşırtır. PDF/A-1, PDF 1.4'e bağlıdır; bu sürüm, sonraki PDF sürümlerinin bir dosyanın iç yapısını küçültmek için kullandığı sıkıştırılmış nesne ve çapraz başvuru akışlarından öncedir. Üstüne düzleştirilmiş saydamlığı ekleyin: 1b dosyası sıklıkla üçünün en büyüğü olur. Boyut önemliyse dönüştürmeden önce sıkıştırın, asla sonra değil.

Daha katı neden daha güvenli değildir

PDF/A-1, en aza izin verdiği için düzenli olarak en güvenli seçenek diye anlatılır. «En aza izin vermek»in pratikte ne demek olduğunu tam olarak söylemekte fayda var: uyumluluk, izin verilmeyen özellikler yok edilerek elde edilir. PDF/A-1'de saydamlık daha özenle korunmaz — kaldırılır.

PDF/A-1, 2005'te, 2001 tarihli bir belirtim olan PDF 1.4'e karşı yazıldı. Kısıtlamaları, PDF'in çeyrek yüzyıl önce yapabildiklerini tarif eder; kırılgan olanı değil. Saydamlık ve katmanlar PDF'in geri kalanından daha az dayanıklı değildir; yalnızca 1. bölüm kaleme alınırken henüz standartlaştırılmamışlardı. 2. bölüm onları yeniden ele aldı, izin verdi ve tam bir arşiv standardı olmayı sürdürüyor.

Uyumluluğun ötesinde PDF/A-1b lehine dürüst bir argüman vardır: en eski ve en yaygın uygulanan bölümdür, bu yüzden çok eski bir kurum içi sistemin onu kabul etme olasılığı bir nebze yüksektir. 2008'de kurulmuş bir şeye gönderiyorsanız ve soracak kimse yoksa, bu onu seçmek için makul bir nedendir. «Daha katı gibi geldi» değildir.

PDF/A-3 ve ek dosya meselesi

PDF/A-3 tek bir amaç için vardır: arşivlik bir PDF'in içinde rastgele bir dosya taşımasına izin vermek. PDF/A-2'nin zaten izin verdiği gibi başka bir PDF/A dosyası değil — herhangi bir dosya. Bir hesap tablosu, bir XML belgesi, bir CAD çizimi.

Tasarlandığı durum hibrit elektronik faturadır. Factur-X ve ZUGFeRD gibi biçimler PDF/A-3 dosyalarıdır: ona bakması gereken kişi için insan tarafından okunabilir bir fatura sayfası ve onu işlemesi gereken muhasebe sistemi için aynı dosyanın içine gömülmüş yapılandırılmış fatura XML'i. Tek belge, iki muhatap ve iki sürümün birbirinden ayrılma riski yok. Yapılandırılmış e-fatura yükümlülükleri Avrupa'da yayıldıkça, bu, 3b'ye dönüştürmenin en yaygın nedeni hâline geldi.

Buna karşılık gelen zayıflık, bazı arşivlerin PDF/A-3'ü hiç kabul etmemesinin nedenidir. Kabın kendisi, içindekiyle ilgili hiçbir şeyi garanti etmez. Yirmi yıl sonra hiçbir yazılımın açamayacağı tescilli bir biçimi ya da formüllerini kimsenin hesaplayamayacağı bir hesap tablosunu, arşivlik olarak kusursuzca doğrulanan bir dosyanın içine gömebilirsiniz. PDF dayanıklıdır; içindekinin dayanıklı olması gerekmez.

Bir dakikadan kısa sürede nasıl seçilir

1. Size bir tür söylendi mi? Harf dahil tam olarak onu kullanın. Geçerli bir PDF/A-2b dosyası, PDF/A-1b isteyen bir sistemce reddedilir ve bu yazıdaki hiçbir şey açık bir gereksinimin önüne geçmez.
2. Makinece okunabilir bir dosya gömmeniz mi gerekiyor — fatura XML'i, belgeyle birlikte yolculuk etmesi gereken bir veri dosyası? PDF/A-3b, yalnızca o zaman.
3. Hedef eski bir sistem mi, yoksa PDF/A-1 çevresinde yazılmış bir kural mı? PDF/A-1b — saydamlığın düzleştirileceğini kabul ederek.
4. Bunların dışındaki her şey? PDF/A-2b. Modern varsayılan budur; belgenizden en çoğunu korur ve PDF/A'nın kabul edildiği hemen her yerde kabul edilir.

Sonradan fikir değiştirme konusunda bir uyarı. Bitmiş bir PDF/A dosyasını başka bir türe dönüştürebilirsiniz, ama dönüşümler simetrik değildir: 2b'den 1b'ye gitmek saydamlığı düzleştirir, 1b'den 2b'ye dönmek ise onu geri getirmez — bilgi ilk dönüşümde atılmıştır. Yalnızca arşiv kopyasını değil, özgün belgeyi de saklayın ve gereksinim değiştiğinde kaynaktan yeniden üretin.

Size sunulmayan düzeyler

PDF/A-1a, PDF/A-2u ya da PDF/A-2a'dan söz edildiğini görmüş ve dönüştürücülerin bunları neden nadiren sunduğunu merak etmiş olabilirsiniz. Yanıt, eksik bir özellik değil gerçek bir sınırdır.

• u düzeyi, metin çıkarımının güvenilir olması için dosyadaki her karakterin bir Unicode değerine karşılık gelmesini ister. Kaynakta sağlam yazı tipi kodlamalarıyla gerçek metin varsa ulaşılabilir; yoksa garanti edilmesi imkânsız.
• a düzeyi, etiketlenmiş bir belge yapısı ister: hangi metnin başlık olduğu, hangi hücrelerin hangi tabloya ait olduğu, bir sayfanın hangi sırayla okunacağı, hangi dilde olduğu. Bu, belgenin anlamına dair anlamsal bilgidir.

Bir dönüştürücüye konumlandırılmış gliflerden oluşan bir sayfa gelir. Bir metnin daha büyük ve sayfada daha yukarıda olduğunu görebilir; bunun onu bir başlık yaptığını ya da iki sütunlu bir düzenin önce aşağı sonra yana okunması gerektiğini bilemez. Tahmin edebilir — ve okuma sırası konusunda kendinden emin yanlış bir tahmin, ekran okuyucu kullanan biri için hiç yapı olmamasından daha kötüdür; çünkü apaçık bir boşluk yerine kulağa makul gelen bir saçmalık üretir.

Bu yüzden a düzeyi, yapının hâlâ var olduğu yerden, yazım aracından gelmelidir: Word, InDesign ya da LaTeX'ten etiketli bir PDF dışa aktarın veya etiketleri tam donanımlı bir PDF düzenleyicide elle ekleyin. Bir erişilebilirlik gereksinimi yalnızca düz olarak dışa aktarılmış belgelerin üzerine düştüyse, bu bir dönüştürme ayarı değil bir belge üretimi sorunudur ve bunu dönüştürmeden sonra değil şimdi öğrenmek daha iyidir. Formlar ve açıklamalar temiz bir arşiv kopyasının önünde duruyorsa, önce onları düzleştirmek en azından bir değişkeni ortadan kaldırır.

Peki PDF/A-4?

ISO 19005-4, 2020'de PDF 2.0 üzerine yeniden kurulmuş olarak geldi. Adlandırmayı da yeniden düzenliyor: a/b/u düzeyleri kaldırılıyor ve yerlerini tek bir temel uyum ile ekli dosyalar için PDF/A-4f ve 3B içerikli mühendislik belgeleri için PDF/A-4e alıyor.

Sağlam ama benimsenmesi cılız bir standart. Gönderim portalları, teslim politikaları ve saklama planları ezici çoğunlukla hâlâ PDF/A-1 ya da PDF/A-2 diyor ve 2019'da yazılmış bir gereksinim kendi kendini güncellemiyor. Dönüştürücümüzün b düzeyindeki üç türü hedeflemesinin nedeni bu. Size bir gün PDF/A-4 sunulursa, dosyayı alan tarafın bunu kabul ettiğini söylediğinden emin olun: tüm amacı başkasının dosyayı açabilmesi olan bir biçimde erken davranmak bir avantaj değildir.

İhtiyacınız olan türe dönüştürün

Dönüştürme yaklaşık yarım dakika sürer, kurulum ve kayıt gerektirmez; yüklenen dosyalar iki saat sonra sunucularımızdan kalıcı olarak silinir.

PDF/A fikri size tümüyle yeniyse — standart ne işe yarar, dönüştürme bir belgede neyi değiştirir ve bu zahmete ne zaman değer — PDF/A nedir ve ne zaman gerekir yazısıyla başlayın; bu makalenin bilindiğini varsaydığı zemini orada bulacaksınız.

Sıkça sorulan sorular