Her sayfaya Bates numaraları ekleyin — hukuki keşif için tasarlandı

Bates numaralandırma nedir — ve neden her yasal üretim buna ihtiyaç duyar?

, bir belgenin her sayfasına benzersiz, sıralı bir tanımlayıcı yerleştirme yöntemidir — genellikle ABC000001, ABC000002, ABC000003 gibi sıfır dolgulu sayaçla takip eden bir önek. Yasal keşif, e-keşif ve belge üretiminde evrensel kuraldır: üretilen her sayfa bir Bates numarası alır, böylece bir davadaki herhangi bir taraf binlerce ya da milyonlarca belge arasında belirli bir sayfaya kesin olarak atıfta bulunabilir. Bir tanık ifadesi tutanağı "Smith Dep. 47:12, ABC014892'ye atıfta bulunuyor" şeklinde alıntılanabilir ve her avukat, paralegal, yargıç ve uzman, üretimin tamamında hangi sayfanın tartışıldığını tam olarak bilir. Bu kural davalı uygulamasında o kadar köklüdür ki Bates damgası olmadan belge üretmek esasen prosedürel bir hatadır — alıcı taraf belirli sayfalar hakkında meet-and-confer yapamaz, üretici taraf ise gerçekten ne ürettiğini savunulabilir biçimde kanıtlayamaz.

İsim, 1891 de mekanik damgalama cihazını patent altına alan Bates Manufacturing Company dan gelir — mürekkepli kolu bir sayfaya çarptığında her seferinde otomatik olarak altı haneli bir sayıyı artıran küçük bir ofis ekipmanı. ABD davalarının 20. yüzyıl boyunca karmaşıklığı arttıkça, o küçük, sıradan şey keşifte üretilen herhangi bir belgeyi benzersiz şekilde etiketlemek için varsayılan yöntem haline geldi ve avukatlar onu basmayı sadece Bates stamping olarak adlandırmaya başladı.

Önek, hane, konum, yazı tipi, başlangıç numarası — her Bates damga seçeneği açıklandı

Sayaçtan önce gelen metin. Kurallar değişir: birçok firma dava kısaltmasını (SMITH_v_JONES_), üretici tarafın baş harflerini (DEF, PLF, ABC), iç gözden geçirme kodunu (PROD2024_) veya hukuk bürosu kodunu kullanır. Önek bir üretimin her sayfasında aynıdır ama genellikle üretici taraflar arasında değişir — böylece alıcı taraf bir bakışta bir sayfanın hangi taraftan geldiğini anlar.

Basamak sayısı. Sayaç sabit bir genişliğe sıfırla doldurulur — bu, damgaları görsel olarak hizalayan ve dosya sistemlerinin onları doğru şekilde sıralamasına izin veren şeydir. Sıfır doldurma olmadan, ABC1, ABC10 ve ABC2 ABC1, ABC10, ABC2 olarak sıralanır — alfabetik ama yanıltıcı bir sıralama. Altı haneli sıfır doldurma ile, ABC000001, ABC000002 ve ABC000010 herhangi bir araçta veya işletim sisteminde doğru şekilde sıralanır.

Başlangıç numarası. Bates aralıklarını zincirlenebilir yapan budur. Önceki üretiminiz ABC000485 te bittiyse ve ikinci üretiminiz ABC000486 dan başlıyorsa, aralıklar bitişiktir ve kolayca alıntılanabilir. Bunun yerine ABC000500 de bir boşlukla başlarsa, karşı taraf 486–499 sayfalarına ne olduğunu soracaktır — ve yanıtlamaya hazır olmalısınız.

Altı standart konum desteklenir: sağ alt (ABD dava uygulamasında varsayılan ve en yaygın olan), alt orta, sol alt, sağ üst, üst orta ve sol üst. Damga, baskıda kırpılmaması için sayfa kenarından güvenli bir kenar boşluğuyla içeride yer alır ve her sayfada aynı konum kullanılır, böylece üretim görsel olarak tutarlı olur. Belgenin mevcut alt veya üst bilgisiyle çakışmayan bir konum seçin — sağ alt, neredeyse tüm kurumsal ve hukuki belgeler için güvenlidir.

Yazı tipi, boyut ve renk. Helvetica, Times Roman veya Courier 6 ile 36 nokta arası herhangi bir boyutta, siyah, kırmızı veya orta gri olarak. Helvetica varsayılandır ve çoğu mahkeme ve firmanın bekleyeceği şeydir. Damganız biraz büyükse, yazı tipi boyutunu 9pt e düşürmeyi düşünün — okunabilir kalır ve sayfa içeriği için daha fazla yer bırakır.

Bates numaralandırmayı gerçekte kimler kullanır?

Dava avukatları ve avukat yardımcıları, keşifte üretilen her belgeyi — sorgulama yanıtları, belge talepleri ve üçüncü taraf belgeleri — değiş tokuş edilmeden önce damgalar. Üreten taraf önce damgalar ve üretilen her Bates aralığının bir bildirgesini oluşturur. Alıcı taraf daha sonra üretimi e-keşif inceleme sistemlerine yüklenirken Bates e göre düzenler. İfadeler tanıkları belirli bir Bates numarasıyla alıntılar; notlar Bates aralıklarına atıfta bulunarak kanıtları özetler; ve mahkeme sunumları her alıntıda Bates aralıklarına referans verir.

PdfDocShift dosyanızı nasıl damgalar

Boru hattı kasıtlı olarak minimaldir. Stage 1 — overlay generation: PDF inizdeki her sayfa için, sadece birkaç yüz piksel genişliğinde küçük bir görüntü işleriz ve mürekkep kapsamı için analiz ederiz. Stage 2 — page stamping: bir sayfa hassasiyet eşiğinin içindeyse, onu işaretleriz. drawText pdf-lib kullanarak yalnızca işaretlenmemiş sayfaları kopyalayarak yeni bir PDF oluştururuz. Yeniden işleme veya yeniden sıkıştırma yok; kalan sayfalar orijinallere bit bit aynıdır.

Temiz bir üretim için en iyi uygulama ipuçları

Dava başlamadan önce önekinizi ve basamak genişliğinizi seçin ve bunları her üretimde sabit tutun. Bunları konunun ortasında değiştirmek, ekibi yıllarca peşinden gitmeye zorlayan alıntı belirsizlikleri yaratır. Reserve a comfortable digit width, format için aynı şeyi yapar — her yerde altı basamak ya da hiçbir yerde.